Contact us white telephone icon+31 20 241 7755

Vijf manieren waarop installatiebeheersoftware jou tijd kan besparen

19 augustus 2020

Als eigenaar van een installatiebedrijf weet je dat tijd geld is. Hoe minder tijd jouw buitendienstmedewerkers bijvoorbeeld besteden aan het kopen van materialen voor een klus of aan het bellen naar kantoor om de details van serviceverzoeken te bevestigen, hoe meer declarabele uren ze tot hun beschikking hebben om het werk te voltooien.

Als je jouw bedrijf efficiënter wil runnen en je winst wil vergroten, is het belangrijk om manieren te vinden om tijdverspilling te verminderen. Door gebruik te maken van installatiebeheersoftware zoals simPRO kun je veel tijd besparen die wordt besteed aan gegevensinvoer, administratieve taken en andere onderdelen van je opdrachtbeheerprocessen.

Hier zijn vijf manieren waarop installatiebedrijven tijd hebben bespaard door simPRO te gebruiken:

1. Besteed minder tijd aan het zoeken naar informatie

A man searching for information in a cloud-based software system on his desktop

Als jouw buitendienstmedewerkers papieren offertes en opdrachtkaarten gebruiken om informatie bij te werken, kan het moeilijk zijn om je bestanden te doorzoeken en deze informatie te vinden voor toekomstig gebruik. Zelfs als je digitale systemen gebruikt om informatie op te slaan, kan het zoeken naar specifieke gegevens veel tijd in beslag nemen als alle details van je opdracht niet op één platform worden opgeslagen.

Met een enkele installatiebeheersoftware-oplossing en handige integraties van derden wordt jouw informatie op één plek opgeslagen en vind je veel sneller de gegevens die je nodig hebt en wanneer je ze nodig hebt.

“Voor we simPRO hadden moest je met meerdere mensen overleggen voordat je het juiste antwoord had gevonden, omdat het leek alsof de noodzakelijke informatie nooit was waar die hoorde te zijn. We hadden archiefkasten die we zelf moesten labelen en acht verschillende mensen stopten informatie in die kasten. Er was helemaal geen consolidatie of efficiëntie. Met simPRO staan [opdrachtgegevens] allemaal op één plek, en is de opdrachtgeschiedenis veel toegankelijker. De tijdwinst die we nu realiseren is niet te evenaren met wat we eerder deden.” - DeDe Strotham, Corrigan Electric administrateur.

2. Stroomlijn de communicatie tussen je kantoorpersoneel en buitendienstmedewerkers

A trade contractor using simPRO Mobile to check job details.

Bellen je kantoormedewerkers constant met de buitendienstmedewerkers om te bevestigen wat er op een opdrachtlocatie is gebeurd? Heb je regelmatig buitendienstmedewerkers die naar kantoor bellen voor een bevestiging waar ze moeten zijn en wanneer?

Met simPRO Mobile wordt opdrachtinformatie automatisch gedeeld tussen kantoor- en buitendienstmedewerkers. Medewerkers kunnen informatie in realtime ontvangen in plaats van onnodig te bellen, te wachten op een update of tijd te besteden aan het heen en weer reizen naar kantoor.

“Vanuit mijn perspectief was het zeer nuttig om inzicht te hebben in elke opdracht en de mogelijkheid om de notities van mijn technici op aanvraag te zien. Nu met simPRO weet ik wat er bij elke opdracht aan de hand is zonder dat ik extra telefoongesprekken nodig heb. Het hebben van die realtime data is belangrijk.” - Rebecca Baffrey, mede-eigenaar van Enhanced Electrical.

3. Voorkom dubbele gegevensinvoer

The simPRO and QuickBooks integration logo

Zonder installatiebeheersoftware merkt kantoorpersoneel vaak dat veel van hun tijd wordt besteed aan het overzetten van gegevens van een offerte naar hun boekhoudsoftware of van urenstaten van het personeel naar hun betalingssysteem. Wat in het ene programma of document staat moet dan handmatig op een andere locatie worden ingevoerd.

Een gestroomlijnde softwareoplossing vermindert dubbele gegevensinvoer door de processen van de offerte- tot de facturatiefase op één platform met elkaar te koppelen. Wanneer je twee of meer verschillende softwareplatforms gebruikt, kunnen gestroomlijnde integraties van derden, zoals de QuickBooks-integratie met simPRO, ook de onnodige handmatige gegevensinvoer verminderen.

“Dat we al die informatie vervolgens naar ons boekhoudsysteem konden overbrengen, vonden we geweldig. We zetten al onze boekingen rechtstreeks van simPRO in Xero. Het is gemakkelijk te gebruiken omdat de systemen met elkaar praten, zodat we meteen kunnen reconciliëren en altijd weten wat er is betaald of wat er nog openstaat. Het geeft ons een veel betere controle over onze financiën. Er is geen dubbele invoer. Je doet het in het ene programma en de workflows tussen de twee systemen besparen ons veel kostbare tijd.” - Andrea Lovell, mede-eigenaar van Heron Plumbing.

4. Vereenvoudig de communicatie met serviceklanten

An office admin using the SMS add-on to update a customer.

Net zoals jouw tijd waardevol is, is de tijd van je klanten dat ook. In plaats van te verwachten dat jouw klant contact met jou opneemt elke keer als hij een update over een serviceverzoek nodig heeft of om een factuur te betalen, gebruik je de installatiebeheersoftware om de communicatie te stroomlijnen.

In simPRO kunnen installatiebedrijven geautomatiseerde SMS-berichten of zelfs een klantenportaal gebruiken om informatie te delen met klanten. Dit bespaart niet alleen je klant tijd, maar ook jouw eigen kantoorpersoneel. Door minder tijd te besteden aan heen en weer communiceren verbetert ook de kwaliteit van je klantenservice.

“Onze klanten toegang geven tot een portaal was voor ons een groot voordeel. Het vermindert echt het aantal vragen dat het klantenserviceteam nu ontvangt, aangezien klanten hun eigen opdracht, facturering en rapportagegegevens binnen handbereik hebben. Klanten en facilitair managers kunnen rechtstreeks offertes en opdrachtverzoeken indienen in ons systeem, die direct worden opgepakt door ons klantenserviceteam en meteen gepland worden voor de buitendienst - het is zo snel.” - Lorene Maher, directeur Verkoop en Ontwikkeling RCR Infrastructure.

5. Automatiseer taken voor snellere processen

A screenshot of the Quoting feature in simPRO.

Hoe lang duurt het voordat jouw bedrijf een offerte genereert of een betaling verwerkt? Installatiebeheersoftware automatiseert de administratieve taken, zodat processen sneller en efficiënter kunnen worden afgerond. Wanneer al je bedrijfsgegevens zijn gekoppeld en op één locatie zijn opgeslagen, is de tijd die nodig is om taken met die gegevens uit te voeren aanzienlijk lager.

“We kunnen waarschijnlijk tien keer sneller een offerte maken [met software] dan wat we deden met spreadsheets.” - Ben Edwards, BGE Digital directeur.

The time saved when you use will not only help your business become more efficient, but it will also cut down on unnecessary stress your staff may be experiencing.

De tijd die je bespaart als je installatiebeheersoftware gebruikt zal niet alleen je bedrijf helpen efficiënter te worden, maar het zal ook de onnodige stress van je personeel verminderen.

Lees meer over hoe simPRO een enkele bron van waarheid is voor installatiebedrijven door te navigeren naar onze pagina met casestudies.

Boven