Contact us white telephone icon+31 20 241 7755

Casestudie

Blue Wave Communica­tions

Headshot of Tim Orr, General Manager of Blue Wave Communications

“Met simPRO bekijk je de laatste drie jaarlijkse voorraadtellingen die we hebben gedaan, en we hebben minder dan € 500 afgeschreven. Dat is een aanzienlijke verbetering voor ons, alleen al op het gebied van materiaalbeheer.”

Tim Orr, algemeen directeur

icon headquarters

Hoofdkantoor:

Broward County, Florida, VS

icon industry

Branche:

Commercial Technology Services

icon employees

Werknemers:

45+

icon website

Website:

www.bwcfla.com

De uitdagingen

Te veel oplossingen, te weinig efficiëntie

Vóór simPRO gebruikte Blue Wave Communications verschillende platforms voor het beheren van de organisatie.

Volgens algemeen directeur Tim Orr gebruikte het team twee verschillende programma's voor calculaties, een apart systeem voor opdrachtbeheer en een ander voor boekhouding.

"Geen van die programma's praatte echt met elkaar", legde hij uit, "we hadden veel handmatige invoer, evenals handgeschreven formulieren voor technici."

Bovendien had het team ook problemen met materiaalbeheer. Nog iets waarvoor ze weer een nieuw systeem zochten.

Blue Wave Communications staff members sitting at a desk

"We calculeren een bepaalde hoeveelheid materialen voor een project, en we gebruiken al die materialen soms wel en soms niet. Of we gebruiken misschien andere materialen dan gepland", aldus Tim.

"We hadden dus een voorraadsysteem nodig dat dynamisch genoeg was om met die schommelingen rekening te houden."

Een gebrek aan duidelijkheid over de winstgevendheid van opdrachten veroorzaakte ook problemen voor het bedrijf.

Omdat de meeste processen handmatig werden uitgevoerd, ging informatie gemakkelijk verloren. Dit had vervolgens een impact op het inzicht.

"Ik wilde echt meer inzicht hebben in hoe we op een bepaald moment presteerden, dan pas aan het einde van de maand toen ik financiële informatie ontving van de boekhoudafdeling", aldus Tim.

"Ik wilde meer inzicht hebben in het verloop van individuele opdrachten en in staat zijn potentiële problemen in opdrachten te herkennen voordat ze grote problemen werden. Ik wilde echt graag regelmatiger weten hoe we het deden."

Voor de start met simPRO

Voor de start heeft het bedrijf eerst een implementatie- en trainingsproces op locatie doorlopen.

"Het beste van de implementatie van simPRO voor mij en de rest van het team is dat het niet een van die situaties was waarin een bedrijf gewoon zegt, 'oh, hier zijn een aantal trainingsvideo's. Zoek het zelf maar uit.' simPRO heeft zelfs een implementatieconsultant gestuurd die ongeveer een week bij ons is gebleven", aldus Tim.

"Hij kwam binnen, begreep onze workflows en probeerde echt te achterhalen wat we aan het doen waren en hoe we onze huidige processen in simPRO konden opnemen."

Het persoonlijke aspect van simPRO-training was de belangrijkste factor bij het succesvol implementeren van de software in het bedrijf.

De resultaten

Eén oplossing, meer tijd en beter inzicht

Een van de grootste processen die Blue Wave Communications met simPRO veranderde was de tijdinvoer voor technici op locatie.

"We lieten onze buitendienstmedewerkers hun specifieke tijd op een klus in simPRO invoeren en lieten onze projectmanagers die werktijden dagelijks bekijken in plaats van wekelijks, zoals we voorheen deden. Nu hoefden ze alleen maar die tijden goed te keuren", aldus Tim.

"De impact was enorm. Het bedrijf was in staat om tijd te besparen en het opnieuw te investeren in andere processen.

We kunnen de salarisadministratie nu wekelijks verwerken. De tijd die het ons kost om de salarisadministratie te verwerken, ging letterlijk van meerdere dagen naar meerdere uren", aldus Tim.

"SimPRO heeft niet alleen de tijd die aan de salarisadministratie wordt besteed verminderd, maar ook de nauwkeurigheid van de salarisadministratie is aanzienlijk verbeterd. We hebben geen handgeschreven urenstaten meer die moeten worden ontcijferd. Dat heeft ons dus enorm geholpen."

simPRO heeft Tim ook de gewenste inzage in opdrachten gegeven.

"We kunnen op elk moment naar een bepaalde opdracht kijken om te zien hoe goed of hoe slecht het gaat", zei hij.

"Ik kan een opdracht in simPRO naar boven halen, alle openstaande inkooporders ervoor bekijken, de status van die bestellingen zien en zien waar de kosten kunnen variëren. We kunnen mogelijke problemen identificeren en we kunnen ze eerder aanpakken voordat ze grotere problemen worden."

Blue Wave Communications heeft met behulp van simPRO ook andere successen behaald, zoals:

  • De tijd die het kost om facturen te sturen is met ten minste een week verkort.

"Vóór simPRO schreven technici vaak niet de juiste onderdeelnummers op bij het afmelden van materialen. Die informatie moest dan worden ontcijferd, en het duurde een eeuwigheid om erachter te komen welk materiaal naar een opdracht ging. Vanwege dat proces zat er vaak veel tijd tussen het afronden van een opdrachten en het factureren ervan", aldus Tim.

"Met simPRO is dat proces teruggebracht tot dagen, terwijl het vóór simPRO een week of twee duurde om een opdracht volledig kloppend te maken tot het punt waarop we het met een gerust hart konden factureren."

Blue Wave Communications staff members in front of company logo
  • Afname van de voorraadafname met meer dan € 17.000.

"Aan het einde van het jaar doen we wat we een inventarisatiecyclus noemen. Ik herinner me een jaar dat we ongeveer € 18.000 aan voorraad moesten afschrijven die ergens aan een klant had moeten worden gefactureerd. Dat was een bittere pil om te slikken, en dat incident was een van de drijvende krachten voor ons om echt een systeem te krijgen dat ons zou helpen onze inventaris te beheren", aldus Tim.

"Met simPRO bekijk je de laatste drie jaarlijkse voorraadtellingen die we hebben gedaan, en we hebben minder dan € 500 afgeschreven. Dat is een aanzienlijke verbetering voor ons, alleen al op het gebied van materiaalbeheer."

  • Overuren verminderd met 75-80%.

"In onze wekelijkse bijeenkomsten houden we bij hoeveel overuren we wekelijks besteden aan de technici op locatie", aldus Tim.

"Met simPRO is die tijd ook aanzienlijk verkort, tot het punt waarop we de overuren met meer dan 75-80% hebben verminderd."

Een advies?

Ken je pijnpunten bij het overwegen van nieuwe software.

"Voor iedereen die simPRO overweegt, zou ik willen zeggen om te kijken naar de pijnpunten die je momenteel hebt en te kijken of simPRO die dingen adequaat zal afhandelen", aldus Tim.

"Ik garandeer je dat de meeste programma's niet elk probleem oplossen dat je hebt. Het is een kwestie van ontdekken hoe uitgebreid de software is en of hij zal helpen je primaire doelen te bereiken. Ik garandeer je dat je geen spijt zult hebben van het implementeren van simPRO. Het heeft ons zeker geholpen."

Wil je net als Blue Wave Communications belangrijke bedrijfsinzichten verbeteren?

Ontdek hoe we jouw bedrijf kunnen ondersteunen.

Van onze blog

Krijg meer recensies en vergroot de geloofwaardigheid met Podium + simPRO

Dankzij de nieuwe integratie van simPRO en Podium is het gemakkelijker dan ooit om meer online recensies te krijgen, de geloofwaardigheid te vergroten, de klantinteractie te verbeteren en meer leads te winnen. More...

Vier redenen waarom buiten­dienstmede­werkers projectbeheer­software nodig hebben

Cloud-gebaseerde projectbeheersoftware helpt installatiebedrijven hun projecten op schema te houden. Ontdek in deze blog de vier redenen hiervoor. More...

Zo gebruik je Gantt-diagrammen om installatieprojecten te bewaken

Ontdek hoe Gantt-diagrammen installatiebedrijven kunnen helpen de voortgang van projecten bij te houden. Download bovendien het gratis e-book over projectbeheersoftware. More...

Inzichten rechtstreeks in je inbox

Boven