white telephone iconSupport white telephone iconContact Us white telephone icon+31 20 241 7755

Casestudie

Heron Plumbing

Andrea Lovell

“We hebben onze omzet verdrievoudigd, maar we hebben ons kantoorpersoneel niet hoeven uitbreiden.”

Andrea Lovell, mede-eigenaar en kantoormanager

icon headquarters

Hoofdkantoor:

Auckland, Nieuw-Zeeland

icon industry

Branche:

Loodgieterij

icon employees

Werknemers:

28+

De uitdagingen

Papieren systemen betekenden geld verliezen

Heron Plumbing is al meer dan 60 jaar actief in Nieuw-Zeeland. De huidige eigenaren Dale en Andrea Lovell namen het tien jaar geleden over, maar Dale werkt zelf al 40 jaar voor het bedrijf.

"Dale begon letterlijk van onderaf en werkte zich omhoog in het bedrijf", aldus Andrea.

"Wat betekent dat hij elke rol binnen het bedrijf begrijpt, omdat hij alles heeft gedaan."

Dale kwam als arbeider bij Heron Plumbing in dienst toen hij 14 jaar oud was. Hij werkte meer uren tijdens zijn schoolvakanties, voordat hij aan zijn loodgietersopleiding begon. Hij heeft verschillende rollen binnen het bedrijf gehad, eerst als locatiemanager, vervolgens was hij calculator en uiteindelijk leidde hij de dagelijkse operatie van het bedrijf. Toen zijn oude baas besloot om het bedrijf te verkopen, nam hij het over en zijn vrouw Andrea kwam aan boord als kantoor- en marketingmanager.

"We draaien simPRO al negen jaar, bijna net zo lang als we het bedrijf hebben", aldus Andrea.

"Toen we het bedrijf overnamen, liep het voornamelijk allemaal met papier. Er was wel software, maar toch werd alles geprint en we bekeken dat eens goed en besloten toen dat het allemaal weggegooid geld was."

Eerst hebben Dale en Andrea andere software getest die hun accountant had aanbevolen. Maar nadat ze ermee hadden gespeeld, realiseerden ze zich dat het, hoewel het voor kleinere bedrijven zou werken, niet werkte voor een bedrijf zo groot als Heron Plumbing met zowel groot aannemerswerk als residentiële opdrachten.

Heron Plumbing worker in field

"Nadat we dat niet door hadden gezet, hebben we wat meer onderzoek voor onszelf gedaan om te zien wat voor systemen we dachten dat ze voor ons zouden werken, en Dale vond simPRO. Hij dacht meteen dat het misschien goed zou passen", aldus Andrea.

"We waren op zoek naar een systeem dat zou werken met ons boekhoudpakket, dat we tegelijkertijd veranderden", aldus Dale.

"We wilden specifiek een softwaresysteem dat gebruiksvriendelijk was en waarmee onze buitendienstmedewerkers snel opdrachtnotities en foto's konden toevoegen. Het moest ook functies bieden voor simpel aftekenen, zodat we snel facturen vanaf kantoor konden verzenden."

"We wilden ook iets vinden om facturen rechtstreeks in het systeem te kunnen invoeren, zodat we onze administratieve tijd voor het invoeren van gegevens konden verminderen", voegt Andrea toe.

"We hadden een softwareplatform nodig dat om kon gaan met onderhoudstaken, maar ook met aannemingsopdrachten met meerdere kostenplaatsen en gekoppelde variaties, afhankelijk van het vereiste werk. We hadden een systeem nodig dat meer kon dan alleen basistaken. Een meer diepgaand systeem."

De resultaten

Meer efficiëntie betekende meer tijd voor ontwikkeling van het personeel

In de negen jaar nadat Andrea en Dale simPRO hebben geïmplementeerd, hebben ze veel zien veranderen, maar het aantal medewerkers op hun kantoor is hetzelfde gebleven.

"We hebben onze omzet verdrievoudigd, maar we hebben ons kantoorpersoneel niet hoeven uitbreiden", aldus Andrea.

"We zien onszelf graag als een familiegericht bedrijf en omdat simPRO veel van onze administratieve taken heeft overgenomen, heeft ons team andere rollen binnen het kantoor op zich genomen.

"We hebben meer dan alleen iemand die de telefoon opneemt. We hebben hun rollen uitgebreid, waardoor ons kantoorpersoneel op andere gebieden kan werken, zoals gezondheid en veiligheid, of het voorbereiden van veiligheidscontroles wanneer we die nodig hebben, zonder dat ze daarvoor meer uren op kantoor hoeven te werken."

Heron Plumbing worker using mobile device in field

Integraties met toeleveranciers en de boekhouding zijn ook een voordeel

De andere grote verbetering die Andrea en Dale hebben gezien is de soepele inkoop en facturatie bij leveranciers.

"Onze belangrijkste leveranciers zijn Plumbing World en MICO, beiden integreren met simPRO met de functie Toeleverancierscatalogus", aldus Dale.

"Het is voor ons geweldig, omdat onze facturen langer dan één pagina kunnen zijn met een lijst verschillende onderdelen, dus in plaats van al die informatie handmatig in te voeren wordt deze automatisch overgebracht naar ons [simPRO]-systeem."

"Dat we al die informatie vervolgens naar ons boekhoudsysteem konden overbrengen, was nog een groot voordeel voor ons", voegde Andrea toe.

"We zetten al onze boekingen rechtstreeks van simPRO in Xero. Het is gemakkelijk te gebruiken omdat de systemen met elkaar praten, zodat we meteen kunnen reconciliëren en altijd weten wat er is betaald of wat er nog openstaat. Het geeft ons een veel betere controle over onze financiën. Er is geen dubbele invoer. Je stopt alles in één systeem en het werk beweegt zelf tussen de twee systemen, wat ons veel kostbare tijd bespaart."

Een advies?

Als het gaat om het adviseren van andere handelsbedrijven die een softwaresysteem overwegen, raden Andrea en Dale aan om je eigen onderzoek te doen en andere bedrijven te bezoeken die een systeem hebben dat al actief is.

"Ga gewoon eens kijken. Doe onderzoek en kijk wat er nog meer is, maar breng zeker wat tijd door met mensen die het systeem gebruiken. Zij kunnen het beste laten zien hoe een systeem als simPRO jouw bedrijf kan ondersteunen", aldus Andrea.

"Toen we simPRO voor het eerst zagen, gingen we naar een ander loodgietersbedrijf om het in actie te zien, wat ons echt heeft geholpen de sprong te wagen.

"Sinds we met simPRO werken, zijn er vijf of zes bedrijven bij ons geweest om te zien hoe het systeem voor ons bedrijf werkt en ik denk dat het de beste manier is om erachter te komen of een systeem ook voor jou zal werken. Het betekent ook dat we die bedrijven de voordelen van simPRO kunnen laten zien en dat ze in realtime kunnen zien welke impact het heeft op ons bedrijf", aldus Andrea.

Nadat ze de software bij een ander bedrijf hebben gezien, hebben ze dit doorgezet bij Heron Plumbing.

"Onze deuren staan altijd voor iedereen open die wil zien hoe het systeem werkt, omdat het zo goed voor ons werkt", aldus Dale.

"Ik zou simPRO zonder twijfel aanbevelen aan elk bedrijf dat vergelijkbaar is met dat van ons, omdat het zo gemakkelijk te gebruiken is. De ondersteuning is erg vriendelijk en benaderbaar en het zal je uiteindelijk veel tijd besparen.

"Tijd is geld, en als je tijd bespaart, word je een stuk efficiënter en kosteneffectiever.

Ik denk dat het de beste programma op de markt is voor de handelssector."

Geïnteresseerd in het besparen van tijd en geld, zoals Heron Plumbing?

Ontdek hoe simPRO jouw bedrijf kan ondersteunen.

Van onze blog

simPRO Takeoffs Beta: A Round-Up of Our Favorite Developments

simPRO Takeoffs is out of beta. Learn more about our favorite developments and future plans for Takeoffs. More...

Top Sober October Ideas for Managing Stress

What do you do when you have “one of those days?” You know the kind I’m talking about. The anxiety-stirring, anger-inducing days that you can only describe with language that would make grandma… More...

IoT Feature Spotlight: 2021 Updates

This 2021 IoT update gives users a comprehensive update of simPRO IoT. The updates allow users to have more options to manipulate IoT sensors, alarms, job creation and even import IoT data to their own software. More...

Inzichten rechtstreeks in je inbox

Boven