Enhanced Electrical

De uitdagingen

Inefficiënte processen op papier

Voordat ze simPRO ontdekten, gebruikte Enhanced Electrical een combinatie van whiteboards, softwaretoepassingen en pen en papier om de operatie te beheren. "Absoluut overweldigend is de beste manier om het te omschrijven", aldus Rebecca.

"We hadden geen processen voor het vastleggen van gedetailleerde opdrachtnotities, dus het was erg moeilijk voor mij en onze officemanager om te weten wat er bij welke opdracht speelde en wanneer er gefactureerd kon worden. Het was een moeizaam proces."

Een ander uitdagend handmatig proces voor Enhanced Electrical was facturatie.

"Soms hebben we klanten die zeggen: 'Ik heb geen prijsvoorstel nodig. Bereken maar gewoon tijd en materiaal door.' Maar dan waren we een week op locatie en hadden we meerdere pagina's aan verslagen, waarbij alles handmatig berekend moest worden", aldus Rebecca. "Natuurlijk hadden we toen moeite met het bijhouden van bonnetjes en de kosten van bepaalde materialen, vooral materialen die niet op onze prijslijst stonden. Dus kwamen we op het punt dat we wisten dat we geld lieten liggen en dat we niet voor alles factureerden."

"We hebben twee platforms uitgeprobeerd voordat we simPRO vonden, en bij een van de platforms was het grootste probleem dat als er een fout optrad, je geen idee had wat je fout had gedaan. Toen ik simPRO vond, zag ik dat er controles waren die bepaalde gebruikersfouten konden beperken en dingen onder controle konden houden door het management. Dat hielp dus om te bepalen dat simPRO de juiste keuze voor ons was, naast dat het de mogelijkheden bood die we nodig hadden."

De resultaten

Verbeterde inzichten en realtime gegevens

"Vanuit mijn perspectief was het zeer nuttig om inzicht te hebben in elke opdracht en de mogelijkheid om de aantekeningen van mijn technici op aanvraag te zien", aldus Rebecca. "Nu met simPRO weet ik wat er bij elke opdracht speelt, zonder dat ik daarvoor extra telefoongesprekken hoef te voeren. Het hebben van die realtime gegevens is enorm nuttig."

Verbeterde inzichten in materiaalgegevens zijn ook buitengewoon nuttig geweest voor Enhanced Electrical.

"Nu bevinden we ons in de positie dat onze technici de betaling onmiddellijk kunnen innen bij servicebezoeken en dat de facturatie klopt", legt Rebecca uit. "Vroeger konden de buitendienstmedewerkers de betaling berekenen en innen met pen en papier, maar het bedrag klopte niet altijd. Het kon zijn dat ze bepaalde materialen vergaten te berekenen. Met simPRO worden alle materialen ter plekke ingevoerd, en dat heeft onze facturatie een stuk nauwkeuriger gemaakt. Het is een enorm voordeel voor ons en het is gemakkelijk voor onze technici."

Het toevoegen van afbeeldingen aan een opdracht in simPRO voegt ook een extra laag inzicht toe.

"De bonnetjes van ons magazijn en de groothandel en alle andere relevante kwitanties voor die opdracht voegen we toe aan de opdracht", aldus Rebecca. "Hierdoor weten onze technici precies wat we voor alle materialen hebben betaald, zodat ze aan het einde van de dag hun werkorders nauwkeurig kunnen factureren."

Vereenvoudigde facturatieprocessen

Het genereren van facturen en het volgen van de factuurstatus is nu, dankzij simPRO, veel gemakkelijker voor Enhanced Electrical.

"Voordat we simPRO gingen gebruiken, kostte het ons ongeveer vier tot zes weken om een factuur voor een opdracht te genereren", aldus Rebecca. "Dit kwam door de beperkte beschikbaarheid van ons kantoorpersoneel om de handmatige berekeningen uit te voeren voor de hoeveelheid werk die we in verhouding hadden."

Met simPRO kan het bedrijf veel sneller facturen genereren met hetzelfde aantal kantoorpersoneel.

"Onze facturen gaan er nu binnen een paar dagen uit", aldus Rebecca. "En we kunnen niet alleen sneller factureren, maar we worden ook sneller betaald. Onze facturen worden binnen 30 dagen betaald, terwijl dit voorheen wel 60-90 dagen duurde."

De facturatie is ook verbeterd aan de projectzijde van het bedrijf.

"We hebben herinneringen in simPRO ingesteld om ons te laten weten wanneer de maandelijkse facturen voor onze projecten moeten worden voldaan. We hebben taken die deze herinneringen beheren en binnen die taken kunnen we alle noodzakelijke acties zien om de betaling te laten uitvoeren", aldus Rebecca. "Dus we worden veel sneller betaald voor projecten."

"We besteden ook aanzienlijk minder werk aan facturatie", aldus Rebecca. "Vóór simPRO waren we ongeveer 25 tot 30 uur per week bezig met factureren. Nu zou ik zeggen dat we misschien vijf tot tien uur per week eraan besteden."