Contact us white telephone icon+31 20 241 7755

Casestudie

Enhanced Electrical

Headshot of Rebecca Baffrey from Enhanced Electrical

“We hadden acht buitendienstmedewerkers toen we simPRO implementeerden, en dat zijn er nu 21. We kunnen de toegenomen hoeveelheid werk aan zonder dat we ons kantoorpersoneel hoeven uit te breiden.”

Rebecca Baffrey, Enhanced Electrical

icon headquarters

Hoofdkantoor:

Sparks, Nevada, VS.

icon industry

Branche:

Electrical

icon employees

Werknemers:

25

Enhanced Electrical levert sinds 2012 residentiële, commerciële en industriële elektrotechnische diensten aan klanten in de gebieden Reno en Sparks in Nevada. Van eenvoudige klussen zoals het vervangen van een stopcontact in een huis tot het ontwerpen van grote elektrische installaties in een industrieel complex, Enhanced Electrical staat erom bekend de behoeften van hun klanten te overtreffen.

Rebecca Baffrey, mede-eigenaar van Enhanced Electrical, richt haar tijd voornamelijk op bedrijfsontwikkeling en personeelszaken. Ze beheert groeimogelijkheden voor het bedrijf, implementeert nieuwe processen en heeft meerdere petten op om de activiteiten soepel te laten verlopen.

Rebecca deelt hoe het leven was voordat hun bedrijf simPRO vond, en de voordelen die ze hebben ervaren sinds ze in september 2019 simPRO-klant werden.

De uitdagingen

Inefficiënte processen op papier

Voordat ze simPRO ontdekten, gebruikte Enhanced Electrical een combinatie van whiteboards, softwaretoepassingen en pen en papier om de operatie te beheren. "Absoluut overweldigend is de beste manier om het te omschrijven", aldus Rebecca.

"We hadden geen processen voor het vastleggen van gedetailleerde opdrachtnotities, dus het was erg moeilijk voor mij en onze officemanager om te weten wat er bij welke opdracht speelde en wanneer er gefactureerd kon worden. Het was een moeizaam proces."

Een ander uitdagend handmatig proces voor Enhanced Electrical was facturatie.

"Soms hebben we klanten die zeggen: 'Ik heb geen prijsvoorstel nodig. Bereken maar gewoon tijd en materiaal door.' Maar dan waren we een week op locatie en hadden we meerdere pagina's aan verslagen, waarbij alles handmatig berekend moest worden", aldus Rebecca. "Natuurlijk hadden we toen moeite met het bijhouden van bonnetjes en de kosten van bepaalde materialen, vooral materialen die niet op onze prijslijst stonden. Dus kwamen we op het punt dat we wisten dat we geld lieten liggen en dat we niet voor alles factureerden."

Het juiste softwaresysteem vinden

Het was Rebecca duidelijk dat het bedrijf een nieuwe manier nodig had om de operatie te beheren.

"We wilden echt een systeem dat onze planning voor zowel het kantoor als de buitendienst beter kon beheren. We waren specifiek gericht op de servicekant van ons bedrijf en het vinden van software die zou kunnen helpen bij de facturatie", aldus Rebecca. "Toen we eenmaal naar software begonnen te kijken, werden we enthousiast van de mogelijkheid om ons hele bedrijf naar een softwaresysteem te verplaatsen en niet alleen de servicekant."

Rebecca's achtergrond in softwaretechniek bood een uniek perspectief als het ging om het onderzoeken van installatiebeheer-software.

"Ik wist dat we software nodig hadden die na de installatie zeer intuïtief en gebruiksvriendelijk was. Ik wilde ook een systeem met de juiste vangrails om gebruikersfouten te voorkomen", aldus Rebecca.

Electrician connecting wires on a board

"We hebben twee platforms uitgeprobeerd voordat we simPRO vonden, en bij een van de platforms was het grootste probleem dat als er een fout optrad, je geen idee had wat je fout had gedaan. Toen ik simPRO vond, zag ik dat er controles waren die bepaalde gebruikersfouten konden beperken en dingen onder controle konden houden door het management. Dat hielp dus om te bepalen dat simPRO de juiste keuze voor ons was, naast dat het de mogelijkheden bood die we nodig hadden."

De resultaten

Verbeterde inzichten en realtime gegevens

"Vanuit mijn perspectief was het zeer nuttig om inzicht te hebben in elke opdracht en de mogelijkheid om de aantekeningen van mijn technici op aanvraag te zien", aldus Rebecca. "Nu met simPRO weet ik wat er bij elke opdracht speelt, zonder dat ik daarvoor extra telefoongesprekken hoef te voeren. Het hebben van die realtime gegevens is enorm nuttig."

Verbeterde inzichten in materiaalgegevens zijn ook buitengewoon nuttig geweest voor Enhanced Electrical.

"Nu bevinden we ons in de positie dat onze technici de betaling onmiddellijk kunnen innen bij servicebezoeken en dat de facturatie klopt", legt Rebecca uit. "Vroeger konden de buitendienstmedewerkers de betaling berekenen en innen met pen en papier, maar het bedrag klopte niet altijd. Het kon zijn dat ze bepaalde materialen vergaten te berekenen. Met simPRO worden alle materialen ter plekke ingevoerd, en dat heeft onze facturatie een stuk nauwkeuriger gemaakt. Het is een enorm voordeel voor ons en het is gemakkelijk voor onze technici."

Het toevoegen van afbeeldingen aan een opdracht in simPRO voegt ook een extra laag inzicht toe.

"De bonnetjes van ons magazijn en de groothandel en alle andere relevante kwitanties voor die opdracht voegen we toe aan de opdracht", aldus Rebecca. "Hierdoor weten onze technici precies wat we voor alle materialen hebben betaald, zodat ze aan het einde van de dag hun werkorders nauwkeurig kunnen factureren."

Vereenvoudigde facturatieprocessen

Het genereren van facturen en het volgen van de factuurstatus is nu, dankzij simPRO, veel gemakkelijker voor Enhanced Electrical.

"Voordat we simPRO gingen gebruiken, kostte het ons ongeveer vier tot zes weken om een factuur voor een opdracht te genereren", aldus Rebecca. "Dit kwam door de beperkte beschikbaarheid van ons kantoorpersoneel om de handmatige berekeningen uit te voeren voor de hoeveelheid werk die we in verhouding hadden."

Met simPRO kan het bedrijf veel sneller facturen genereren met hetzelfde aantal kantoorpersoneel.

"Onze facturen gaan er nu binnen een paar dagen uit", aldus Rebecca. "En we kunnen niet alleen sneller factureren, maar we worden ook sneller betaald. Onze facturen worden binnen 30 dagen betaald, terwijl dit voorheen wel 60-90 dagen duurde."

De facturatie is ook verbeterd aan de projectzijde van het bedrijf.

"We hebben herinneringen in simPRO ingesteld om ons te laten weten wanneer de maandelijkse facturen voor onze projecten moeten worden voldaan. We hebben taken die deze herinneringen beheren en binnen die taken kunnen we alle noodzakelijke acties zien om de betaling te laten uitvoeren", aldus Rebecca. "Dus we worden veel sneller betaald voor projecten."

"We besteden ook aanzienlijk minder werk aan facturatie", aldus Rebecca. "Vóór simPRO waren we ongeveer 25 tot 30 uur per week bezig met factureren. Nu zou ik zeggen dat we misschien vijf tot tien uur per week eraan besteden."

Bedrijfsgroei en verhoogde winstgevendheid

"Een ander ongelooflijk voordeel van simPRO is dat we de winst en het verlies per opdracht duidelijker kunnen inzien", zei Rebecca. "We kunnen in realtime zien hoe onze opdrachten ervoor staan in termen van oorspronkelijk geschatte uren ten opzichte van werkelijke uren. Dit heeft ons geholpen enorme verbeteringen aan te brengen en ervoor te zorgen dat onze opdrachten aanzienlijk winstgevender zijn. We hebben tijd doorgebracht in simPRO om te leren van onze werkelijke gegevens over projecten, en we hebben aanpassingen kunnen maken in ons biedingsproces dankzij de details die voor ons beschikbaar zijn in simPRO."

Vóór simPRO gebruikte Enhanced Electrical hun boekhoudplatform voor het berekenen van de opdrachtkosten. Ze hadden echter geen toegang tot hetzelfde detailniveau dat ze nu hebben in simPRO.

"Tegenwoordig kunnen we dingen opsplitsen in kostenplaatsen in simPRO, en we hebben echt van dat proces kunnen leren. Onze opdrachten zijn nu veel winstgevender", aldus Rebecca.

simPRO heeft het bedrijf niet alleen geholpen om hun winst te vergroten, maar ze hebben ook kunnen groeien en opschalen.

"simPRO heeft een enorm verschil gemaakt in het mogelijk maken van het runnen van ons bedrijf met minder personeel", aldus Rebecca. "We hadden acht buitendienstmedewerkers toen we simPRO implementeerden, en dat zijn er nu 21. We kunnen de toegenomen hoeveelheid werk aan zonder dat we ons kantoorpersoneel hoeven uit te breiden."

Jim Baffrey, Co-Owner & Operator
Jim Baffrey, Co-Owner & Operator

Een advies?

Jouw investering in simPRO verdient zichzelf terug

"Investeer in simPRO, en je zult merken dat het zichzelf terugverdient. We stonden op het punt om twee extra kantoormedewerkers in te huren, we dachten dat dat nodig was om de groei van ons bedrijf te beheren. Door simPRO te implementeren en grote procesverbeteringen te zien, ontdekten we echter dat we die twee extra mensen niet hoefden aan te nemen", zegt Rebecca. "Onze technici krijgen het werk sneller gedaan en onze calculators bieden nauwkeuriger. Dat is dus feitelijk het bewijs dat simPRO zichzelf terugbetaalt."

"Het enige andere advies dat ik zou geven, is om geduld te hebben tijdens het implementatieproces", aldus Rebecca. "Het kan overweldigend zijn om aan een nieuw systeem te beginnen, maar als je geduld hebt kom je waar wij nu staan. Wij zijn erg blij en dankbaar is dat we simPRO hebben om ons bedrijf te beheren."

Wil je overstappen van papieren systemen naar gestroomlijnde software zoals Enhanced Electrical?

Ontdek hoe we jouw bedrijf kunnen ondersteunen.

Van onze blog

Krijg meer recensies en vergroot de geloofwaardigheid met Podium + simPRO

Dankzij de nieuwe integratie van simPRO en Podium is het gemakkelijker dan ooit om meer online recensies te krijgen, de geloofwaardigheid te vergroten, de klantinteractie te verbeteren en meer leads te winnen. More...

Vier redenen waarom buiten­dienstmede­werkers projectbeheer­software nodig hebben

Cloud-gebaseerde projectbeheersoftware helpt installatiebedrijven hun projecten op schema te houden. Ontdek in deze blog de vier redenen hiervoor. More...

Zo gebruik je Gantt-diagrammen om installatieprojecten te bewaken

Ontdek hoe Gantt-diagrammen installatiebedrijven kunnen helpen de voortgang van projecten bij te houden. Download bovendien het gratis e-book over projectbeheersoftware. More...

Inzichten rechtstreeks in je inbox

Boven