All Electric

De uitdagingen

Op papier draaien en de juiste software vinden

Vóór simPRO had All Electric geen gestroomlijnde processen voor inventarisbeheer. Ze wisten dat ze iets nodig hadden om hun voorraad te beheren, maar met papieren systemen was er geen manier om de materialen en bedrijfsmiddelen bij te houden.

"Als er geen materiaal in de bestelwagen was, terwijl de technici iets nodig hadden tijdens hun werk op locatie, moesten ze reizen om meer te halen", aldus operationeel manager Brian LaFrance.

Het bedrijf had meerdere documenten op verschillende plekken, die moeilijk te traceren waren en waaruit een gebrek aan organisatie bleek.

“We hebben een programma geprobeerd dat ons zou helpen onze materialen te beheren, maar dat was niet geweldig. We hadden iets nodig dat goed zou werken met onze specifieke processen”, aldus Brian.

Brian en zijn team gingen op zoek naar een nieuwe softwareoplossing die veelzijdigheid zou bieden voor de vele projecten en servicewerkzaamheden die hun bedrijf voltooit.

"Toen we naar verschillende softwareoplossingen keken, waren we vooral gefocust op hoe we de software praktisch zouden gebruiken. Uit de demo's die we van simPRO zagen was het duidelijk dat simPRO gemakkelijk te gebruiken zou zijn. Het werd ook duidelijk dat het zoveel verschillende dingen kon doen. We konden commerciële banen en servicewerkzaamheden vanaf hetzelfde platform beheren", aldus Brian.

Na de demo's was het duidelijk dat simPRO All Electric zou helpen om succesvol over te stappen van een op papier werkende operatie.

De resultaten

Beter georganiseerd en efficiënter

Voordat All Electric hun operatie ging draaien met simPRO, doorliepen ze het simPRO-implementatieproces.

"De implementatieconsultant kwam naar onze locatie om ons het hele proces van het instellen van simPRO te laten zien. Hij liet ons zien hoe we klanten konden instellen, hoe we project- en dienstoffertes konden maken, hoe we konden koppelen met QuickBooks en verder alles wat we nodig hadden om simPRO uit te voeren. Die trainingssessies waren buitengewoon nuttig", aldus Brian.

Toen simPRO eenmaal operationeel was, was een van de grootste verbeteringen die Brian opmerkte dat informatie niet langer door de kieren glipte.

"Er zit niemand op kantoor om de telefoon aan te nemen, dus soms nam ik service-telefoontjes aan terwijl ik onderweg of op locatie was. Ik schreef de informatie op papier en maanden later vond ik dat papier ergens weggestopt", legt Brian uit.

"Dus de mogelijkheid om die informatie in simPRO te zetten was een enorme verbetering, en het heeft ons efficiënt gehouden. Het heeft er ook voor gezorgd dat servicegegevens altijd worden vastgelegd en we al ons werk factureren.

Een ander proces dat simPRO heeft verbeterd is de facturering en het innen van betalingen. Af en toe had All Electric moeite met klanten die excuses bedachten om een servicefactuur niet te betalen. Met simPRO Mobile werd dit probleem snel opgelost.

"Met simPRO Mobile moeten onze klanten aftekenen en zeggen dat ze tevreden zijn met ons werk en dat we ons werk hebben gedaan. Zodra we hun handtekening hebben, is het gemakkelijker om de betaling te innen, omdat het dient als bevestiging dat ze hebben ingestemd met betalen", aldus Brian.

"We hadden zelfs een klant die ons ongeveer $ 4.000 aan servicewerkzaamheden schuldig was en niet wilde betalen. We hebben zijn handtekening in simPRO Mobile bij de rechtbank laten zien en binnen enkele minuten kreeg de klant de opdracht om ons te betalen voor onze service. Dus alleen die ene functie heeft ons al enorm geholpen."

Het bijhouden van opdrachtgegevens en betere betalingsprocessen waren enorme voordelen die All Electric van simPRO ervoer, maar de belangrijkste oplossing waar ze naar zochten was het volgen van klanten en het bijhouden van inventaris.

"We hebben veel terugkerende klanten en het is belangrijk om ze te kunnen volgen. Hetzelfde geldt voor onze bedrijfsmiddelen", aldus Brian

“Met simPRO hebben we niet langer meerdere documenten op meerdere plekken. Alles voor een bedrijfsmiddel is bijgevoegd in één sectie en het staat allemaal in het klantenbestand. Makkelijker kan het niet worden."

Een andere volgfunctie die nuttig is geweest voor het team is simTRAC.

"Met slechts een paar klikken kunnen we bevestigen hoeveel uur een technicus daadwerkelijk ter plaatse was. Je kunt precies zien waar ze waren en hoe lang. Dat heeft ons erg geholpen", zegt Brian.

Van het volgen van de buitendienst tot het innen van betalingen van klanten, All Electric heeft processen gestroomlijnd en de productiviteit van het team gemaximaliseerd.

Een advies?

"Als ik met een bedrijf zou kunnen praten dat nog niet zeker weet of ze voor simPRO willen gaan, zou ik ze gewoon zeggen dat ze het moeten doen. Het zal hun leven een stuk gemakkelijker maken", aldus Brian.

"simPRO is een uitzonderlijk product en het heeft ons geholpen ons beter te organiseren. Ik weet niet wat ik nog meer moet zeggen... neem gewoon simPRO!"