Privacybeleid

Juridische informatie van simPRO

Inleiding en Doel

simPRO Group Pty Ltd, haar dochterondernemingen en elke andere entiteit die nu of in de toekomst kan worden overgenomen (gezamenlijk aangeduid in dit beleid als 'simPRO', 'wij', 'onze' of 'ons') beschouwt de bescherming van uw Persoonsgegevens als een primaire verantwoordelijkheid van een bedrijf.

Dit Privacybeleid ('Beleid') beschrijft het omgaan met privacy door de websites, webapplicaties, mobiele applicaties van simPRO (inclusief onze software voor het volgen van voertuigen) en desktopapplicaties ('Producten en/of Diensten'). Dit Beleid bevat belangrijke informatie om u te helpen met een transparant inzicht in de Persoonsgegevens die we van u verzamelen, waarom we deze verzamelen, hoe deze worden gebruikt en gedeeld en uw keuzes met betrekking tot het gebruik van Persoonsgegevens die we verzamelen.

Om onze Producten en/of Diensten aan u te kunnen leveren, moeten we informatie die herleidbaar is naar u verzamelen, gebruiken en delen met bepaalde derde partijen. Simpel gezegd, alle informatie die we verzamelen heeft betrekking op het leveren van simPRO-producten en/of -diensten.
Toestemming

Door simPRO-producten en/of -diensten te gebruiken, stemt u in met de privacyprocedures die in dit Beleid worden beschreven. Als u het niet eens bent met enig onderdeel van dit Beleid, verstrek uw Persoonsgegevens dan niet aan ons.

Als u uw Persoonsgegevens niet aan ons verstrekt, of als u ervoor kiest om een van uw rechten met betrekking tot dit Beleid uit te voeren, inclusief het intrekken van de toestemming die u hebt gegeven onder dit Beleid (in overeenstemming met bepaling 11), kan dit van invloed zijn op ons vermogen om onze Producten en/of Diensten aan u te leveren of het kan een negatieve invloed hebben op de Producten en/of Diensten die wij u kunnen leveren.

simPRO is actief in Australië, Nieuw-Zeeland, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten van Amerika en daarom kunnen we uw Persoonsgegevens vrijgeven tussen onze locaties die zich al dan niet in uw land van verblijf bevinden. Alle aan simPRO gerelateerde entiteiten zijn onderworpen aan de privacyprocedures zoals uiteengezet in dit Beleid en alle toepasselijke jurisdictionele wetgeving.

Voor de doeleinden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 ('AVG') in de Europese Unie is simPRO zowel een 'verwerkingsverantwoordelijke' als een 'verwerker' van Persoonsgegevens die u ons verstrekt met het primaire doel om u Producten en/of Diensten te verstrekken.
Wat zijn Persoonsgegevens?
1. Persoonsgegevens
  
  Persoonsgegevens zijn gegevens die informatie bevatten met betrekking tot:
  1. Een geïdentificeerde of identificeerbare levende persoon - een identificeerbare natuurlijke persoon is iemand die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, in het bijzonder door te verwijzen naar een identificator zoals een naam; of
  2. Een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of voor een of meer factoren die specifiek zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, mentale, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
  We zullen alleen Persoonsgegevens beheren en/of verwerken wanneer het verzamelen van Persoonsgegevens nodig is om onze Producten en/of Diensten aan u te leveren. Concreet verzamelen we alleen Persoonsgegevens onder de volgende omstandigheden:
  1. Als onderdeel van de levering van simPRO-producten en/of -diensten, waaronder alle Producten en/of Diensten die door simPRO aan een klant worden geleverd onder een overeenkomst;
  2. Elke vraag die simPRO rechtstreeks van een persoon ontvangt via onze website of als resultaat van een geautoriseerde marketingactiviteit; en
  3. Elke andere gegevensverzameling, verwerking of gebruikspraktijk die simPRO nodig acht als onderdeel van de normale gang van zaken bij het leveren van de Producten en/of Diensten of bij het uitvoeren van hun bedrijf.
2. Bijzondere persoonsgegevens
  
  Onze Producten en/of Diensten vereisen niet dat we 'Bijzondere persoonsgegevens' van u verzamelen. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens van 'gevoelige aard', zoals informatie met betrekking tot:
  1. Ras of etnische oorsprong;
  2. Gezondheidsinformatie, inclusief biometrische of genetische informatie;
  3. Informatie met betrekking tot kinderen;
  4. Filosofische, politieke of religieuze overtuigingen;
  5. Seksuele voorkeuren of praktijken; of
  6. Strafrechtelijke veroordelingen en dossiers.
Wat voor soort Persoonsgegevens verzamelen we?

We kunnen de volgende soorten Persoonsgegevens van u verzamelen:
1. Informatie die nodig is om uw klantaccount bij ons aan te maken, zoals:
  1. Uw naam (of titel);
  2. Contactgegevens zoals uw woon-/postadres, (mobiele) telefoonnummer en e-mailadres;
  3. Bedrijfs- en branchegegevens zoals uw bedrijfsnaam, de branche waarin uw bedrijf actief is en de omvang van uw bedrijf;
  4. Financiële facturatiegegevens die we nodig hebben om de betaling voor onze Producten en/of Diensten te verwerken. Bijvoorbeeld; we kunnen financiële informatie nodig hebben om u te factureren of om aan externe betalingsverwerkers te verstrekken als u ons een machtiging voor automatische incasso hebt gegeven.
    
    Voorbeeld: we kunnen Persoonsgegevens verzamelen, zoals uw naam, adres, e-mailadres of telefoonnummer, zodat we u een productdemonstratie kunnen geven via onze website of u een productvoorstel kunnen doen.
2. Informatie die wordt verzameld om te controleren hoe u omgaat met onze Producten en/of Diensten, zoals; soort apparaat, informatie over uw besturingssysteem of netwerk. Dit omvat ook IP-adressen (internetprotocol) en lokale instellingen.
Welke Persoonsgegevens Verwerken wij?

We zullen Persoonsgegevens altijd rechtmatig, eerlijk en op een transparante manier verwerken. Verwerking betekent elke bewerking die we uitvoeren op Persoonsgegevens die wordt beschouwd als het verzamelen, opslaan, overdragen, verspreiden of wissen van de Persoonsgegevens.

We verwerken alleen Persoonsgegevens als:
1. De verwerking het resultaat is van uw directe instructie;
2. U ons expliciet toestemming heeft gegeven om de verwerking uit te voeren;
3. De verwerking noodzakelijk is om onze Producten en/of Diensten aan u te kunnen leveren; of
4. De verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan eventuele wettelijke verplichtingen.
Bijvoorbeeld:

Als u zich aanmeldt bij simPRO voor Ondernemingen en de persoonlijke contactgegevens van een klant invoert in een opdracht, zal simPRO de Persoonsgegevens (contactgegevens) die u invoert alleen gebruiken om de Persoonsgegevens op te slaan of om simPRO in staat te stellen de taken uit te voeren waar u om vraagt, bijvoorbeeld een factuur of een rapportage maken. simPRO zal die Persoonsgegevens niet beheren of gebruiken.
Hoe gebruiken we uw Persoonsgegevens?
1. Primaire doeleinden
  
  Het primaire doel waarvoor wij uw Persoonsgegevens beheren en verwerken is om u onze Producten en/of Diensten te leveren of om u te helpen bepalen of u onze Producten en/of Diensten al dan niet wilt gebruiken.
  
  Dit omvat het gebruik van uw Persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
  1. Een voorstel (offertedocument) voor u opstellen of u een demonstratie sturen;
  2. Bepalen welke van onze Producten en/of Diensten voor u geschikt zijn;
  3. Het opzetten van uw account, accountintegratie of u voorzien van de Producten en/of Diensten die u wilt aanschaffen;
  4. U informeren over nieuwe functies van onze Producten en/of Diensten of u training geven;
  5. Het uitvoeren van interne bewerkingen die nodig zijn om onze Producten en/of Diensten aan u te leveren, zoals software voor het oplossen van problemen;
  6. Verwerken of faciliteren van betaling voor de Producten en/of Diensten, inclusief interne boekhouding of administratie;
  7. Het verstrekken van uw Persoonsgegevens aan onze gerelateerde entiteiten voor doeleinden van administratie, opslag, advies of technische diensten; en
  8. Alle andere doeleinden zoals toegestaan of vereist door de wet (bijv. om een bedreiging voor de gezondheid of veiligheid te voorkomen, of om onze wettelijke rechten af te dwingen).
2. Secundaire doeleinden
  
  We kunnen (na het verkrijgen van uw uitdrukkelijke toestemming) uw Persoonsgegevens ook gebruiken voor secundaire doeleinden, zoals:
  1. Uw tevredenheid evalueren en feedback vragen over onze Producten en/of Diensten; of
  2. U gerichte marketingactiviteiten sturen (inclusief e-mails, post of elektronisch marketingmateriaal) met betrekking tot evenementen, onze Producten en/of Diensten.
  Af en toe gebruiken we de namen van klanten, organisaties en referenties op onze websites of op onze sociale media. Uw toestemming wordt altijd verkregen voordat wij uw referentie plaatsen.
3. Doeleinden buiten onze controle
  
  Alle Persoonsgegevens die u plaatst op onze socialemediapagina's of enig ander openbaar forum ('Fora'), kunnen worden gelezen, verzameld of gebruikt door anderen die deze Fora bezoeken en kunnen worden gebruikt om u ongevraagde berichten te sturen. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de Persoonsgegevens die u op deze Fora plaatst.
Hoe verzamelen wij uw Persoonsgegevens?
1. Informatie die rechtstreeks van u is verzameld
  
  We zullen alleen Persoonsgegevens rechtstreeks van u verzamelen met uw toestemming en via:
  1. Formulieren die u op onze website indient (bijvoorbeeld online aanvraagformulieren en bestelformulieren);
  2. Andere communicatie die we met u hebben, waaronder mogelijk vergaderingen, telefoongesprekken, papieren formulieren en andere documenten die u ons verstrekt;
  3. Uw interactie met onze Producten en/of Diensten (bijvoorbeeld het ontvangen van foutmeldingen of gebruiksgegevens van onze software); of
  4. Uw contact met ons klantenserviceteam; of
  5. Feedback.
2. Informatie die indirect van u is verzameld
  
  We kunnen ook Persoonsgegevens van u verzamelen wanneer u interactie heeft met onze websites of socialemedia-accounts.
  
  We kunnen deze gegevens verzamelen met behulp van Cookies (kleine bestanden die op uw computer of mobiele apparaat worden opgeslagen). We gebruiken Cookies zodat we kunnen bijhouden hoe vaak u onze website heeft bezocht en welke delen van onze website u eerder heeft bezocht. Cookies kunnen worden gebruikt om u informatie te geven waarin u geïnteresseerd bent of om onze advertenties op andere websites en diensten te plaatsen.
  
  In veel webbrowsers kunt u uw voorkeuren met betrekking tot Cookies beheren. U kunt uw browser zo instellen dat Cookies worden geblokkeerd of bepaalde Cookies worden verwijderd. Mogelijk kunt u andere technologieën op dezelfde manier beheren als Cookies via de voorkeuren van uw browser.
Delen we uw Persoonsgegevens ooit met derden?

We kunnen uw Persoonsgegevens aan derden vrijgeven in overeenstemming met deze bepaling, maar elke openbaarmaking moet rechtstreeks verband houden met het primaire doel van het leveren van Producten en/of Diensten aan u in overeenstemming met dit Beleid. Houd er rekening mee dat we onder geen enkele omstandigheid betrokken zijn bij de verkoop of handel van Persoonsgegevens.

Voor de doeleinden van dit Beleid betekent 'Vrijgeven en Openbaarmaking' het overdragen, delen (inclusief mondeling en schriftelijk), verzenden of anderszins beschikbaar stellen of toegankelijk maken van uw persoonsgegevens aan een andere persoon of entiteit. Derde partij(en) betekent een natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of instantie anders dan de betrokkene, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker en personen die, onder het directe gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of verwerker, bevoegd zijn om uw Persoonsgegevens te verwerken.

We kunnen uw Persoonsgegevens Vrijgeven aan derden die diensten voor ons uitvoeren voor de doeleinden die in dit Beleid worden beschreven. Deze diensten omvatten het verwerken en opslaan van informatie op servers die zich mogelijk in rechtsgebieden buiten het land van verblijf bevinden.

Andere gevallen waarin we mogelijk verplicht zijn tot het Vrijgeven van uw Persoonsgegevens aan een derde partij:
1. Om te reageren op een juridisch proces, zoals een gerechtelijk bevel of dagvaarding, of om te voldoen aan de vereisten van de toepasselijke wetgeving;
2. Om de veiligheid van een persoon te beschermen; of
3. Om fraude-, beveiligings- of technische problemen aan te pakken;
Uw Persoonsgegevens kunnen daarom onderworpen worden aan privacywetten die verschillen van die in uw land van verblijf. Persoonsgegevens die binnen de Europese Unie (inclusief het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland) worden verzameld, kunnen worden overgedragen aan en verwerkt door derden in een land buiten deze gebieden, waar uw Persoonsgegevens mogelijk onderhevig zijn aan beperkte rechten. Alle door ons ingeschakelde derden moeten omgaan met de informatie die we Vrijgeven in overeenstemming met onze wettelijke verplichtingen (inclusief het aangaan van leveranciersovereenkomsten), privacy, vertrouwelijkheid en beveiligingsnormen.

In geen geval zijn derden door ons gemachtigd om de Persoonsgegevens die ze van ons ontvangen te gebruiken of te beheren voor enig ander doel waarvoor we ze hebben ingeschakeld.

Als u zich zorgen maakt over de overdracht van uw Persoonsgegevens aan derden met het oog op de Verwerking, neem dan contact met ons op in overeenstemming met bepaling 13 hieronder.
Hoe houden we Persoonsgegevens veilig?

We hebben de plicht om ervoor te zorgen dat uw Persoonsgegevens worden beschermd tegen ongeoorloofde verwerking, onbedoelde openbaarmaking, toegang, verlies, vernietiging of wijziging. Dienovereenkomstig hebben we een reeks technische veiligheidsmaatregelen en -procedures geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat uw Persoonsgegevens op de juiste manier worden beschermd. Deze maatregelen zijn geïmplementeerd en worden regelmatig herzien om uw Persoonsgegevens te beschermen tegen scenario's die kunnen resulteren in de onbedoelde of ongeoorloofde openbaarmaking van uw Persoonsgegevens, zoals hierboven vermeld.

Beveiligingsmaatregelen, -processen en versleutelingsalgoritmen (inclusief SSL-protocollen) worden ook maandelijks door een derde partij gecontroleerd om ervoor te zorgen dat we ons houden aan en best practices toepassen op onze implementatie, beheer en gebruik van beveiligingsprotocollen.

In het onwaarschijnlijke geval dat er sprake is van een datalek, zullen we (onverwijld) de relevante gegevensbeschermingsautoriteit op de hoogte stellen, tenzij de inbreuk waarschijnlijk geen risico betekent voor uw rechten.
Hoe lang bewaren we uw Persoonsgegevens?

We zullen uw Persoonsgegevens slechts zo lang bewaren als nodig is om de doeleinden te bereiken waarvoor we uw Persoonsgegevens verwerken, tenzij de wet vereist dat wij deze langer bewaren. Bijvoorbeeld indien vereist door lokale wetgeving of in het geval dat wij dit nodig hebben om juridische procedures te verdedigen.
Wat zijn uw rechten met betrekking tot de Persoonsgegevens die we verzamelen?

U heeft rechten met betrekking tot uw Persoonsgegevens. In het bijzonder kunt u uw recht uitoefenen op:
1. Verzoek om toegang tot en het verkrijgen van kopieën van alle Persoonsgegevens die we van u hebben verzameld;
2. Verzoek dat uw Persoonsgegevens aan u worden verstrekt in een formaat dat gemakkelijk kan worden gelezen;
3. Wijziging of correctie van uw Persoonsgegevens als deze niet langer correct zijn;
4. Verzoek om verwijdering van uw Persoonsgegevens (beter bekend als het 'Recht om te worden vergeten') als u denkt dat deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze oorspronkelijk werden verzameld; en/of
5. Beperking of bezwaar maken tegen het verzamelen of verwerken van de Persoonsgegevens die we van u hebben verzameld. Dit omvat uw mogelijkheid om eerder gegeven toestemming op elk moment in te trekken.
Als u een van de bovenstaande rechten wilt uitoefenen, stuur uw verzoek dan naar onze functionaris voor Gegevensbescherming via de onderstaande contactgegevens.

Als u zich in de Europese Unie bevindt, heeft u mogelijk ook het recht om een klacht in te dienen bij de Information Commissioner in het VK of uw lokale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming als u niet tevreden bent met onze omgang met privacy.

Neem contact op

Als u vragen of klachten heeft met betrekking tot dit Beleid of ons gebruik van uw Persoonsgegevens, of als u ons op de hoogte wilt stellen van een wijziging of correctie van uw Persoonsgegevens of als u een kopie wilt hebben van de informatie die we over u verzamelen met betrekking tot dit beleid of ons gebruik van uw Persoonsgegevens, neem dan contact op met onze functionaris voor Gegevensbescherming met behulp van de volgende gegevens:

Naam:	Functionaris voor Gegevensbescherming Jonathan Eastgate
E-mail:	privacy@simpro.co
Post:	Ter attentie van: Functionaris Gegevensbescherming simPRO Software Limited Gebouw 17, Garden City Office Park 2404 Logan Road Eight Mile Plains QLD 4113 Australië

Als u niet tevreden bent met de reactie van simPRO, kan de regelgevende instantie die de privacy regelt in uw rechtsgebied u wellicht helpen. Neem contact op met onze functionaris voor Gegevensbescherming voor informatie over de regelgevende instantie die op u van toepassing is.

We zullen ervoor zorgen dat uw vraag, bezorgdheid of klacht zo snel mogelijk wordt behandeld. We behouden ons het recht voor om uw identiteit te verifiëren voordat we aan het verzoek voldoen.

Wijzigingen in dit Privacybeleid

We kunnen dit Beleid van tijd tot tijd wijzigen om te blijven voldoen aan de toepasselijke Privacyregelgeving. Als er belangrijke wijzigingen zijn aangebracht in dit Beleid, zorgen we ervoor dat we u hiervan op de hoogte stellen.

Dit beleid is voor het laatst bijgewerkt op 2 februari 2021.