Norberg Electric

De uitdagingen

Complexe handmatige processen

Een van de grootste uitdagingen waar Norberg Electric voor stond, voordat ze simPRO ontdekten, was het verlies van declarabele uren als gevolg van slechte communicatie en handmatige processen.

“Vóór simPRO was het moeilijk om bijlagen voor een bepaalde opdracht te vinden. Alles werd in aparte e-mails verzonden, en het was tijdrovend en moeilijk om die e-mails te vinden", aldus operationeel manager Erik Norberg.

Bijlagen waren niet het enige dat moeilijk op te sporen was. Opdrachtgegevens en andere locatie-informatie zijn essentieel voor nauwkeurig projectbeheer, en het team van Norberg vond het vaak een uitdaging om die gegevens te verkrijgen.

"De technici en elektriciens vinden het niet altijd leuk om aantekeningen te maken, bovendien moest je er altijd bovenop zitten om de opdrachtgegevens vast te laten leggen. Vooral als het ging om het vastleggen van de materialen die ze tijdens een klus gebruikten", aldus Erik.

Een andere handmatige taak die een uitdaging was voor buitendienstmedewerkers was het in- en uitklokken bij een opdracht, het bijhouden van hun reistijd en het vervolgens optellen van de tarieven.

"Bij een grote klus, met meerdere technici die in- en uitcheckten, werd het gewoon een zooitje", aldus Erik. "Ook al hadden we software voor urenstaten en salarisadministratie, die platforms zijn niet gemaakt om onze specifieke workflows af te handelen."

Het bedrijf werkte met deze uitdagingen totdat Eriks zakenpartner, Sergio Gammeri, simPRO aanbeveelde. Sergio gebruikt simPRO in zijn eigen bedrijf - Preferred Mechanical Company - en dacht dat het een nuttig hulpmiddel zou zijn voor Norberg Electric.

"Ik heb simPRO doorlopen en het leek erop dat het precies zou doen wat we nodig hadden. Ik wist dat het vooral zou helpen om onze technici werkbonnen en notities te laten sturen", aldus Erik.

De resultaten

Vereenvoudigde processen en tijdwinst

Een van de belangrijkste voordelen die Norberg heeft gezien sinds de implementatie van simPRO is dat er minder tijd nodig is om calculaties te genereren. Calculaties die aanvankelijk een uur duurden duren nu nog maar tien minuten.

"Als mijn personeel een calculatie genereert, staat er gelijk een foto van het materiaal naast. In plaats van elk klein onderdeel te lezen, kan het team gewoon naar de afbeelding naast het artikel kijken. Dit helpt echt om het calculatieproces te versnellen en het heeft ons veel tijd en geld bespaard", aldus Erik. "Vóór simPRO zouden we bij grotere klussen 40 uur nodig hebben om een volledige blauwdruk te maken. Nu duurt het maar ongeveer vier uur."

Een ander voordeel dat Norberg heeft gezien met simPRO is soepel bedrijfsmiddelenbeheer. Als een elektrotechnisch en automatisch-onderhoudsbedrijf doet Norberg veel werk met verschillende apparatuur.

"Met simPRO kunnen we bedrijfsmiddelen bekijken en foto's aan de opdracht toevoegen", aldus Erik. "Ik kan handleidingen en technische informatie voor de klant en de locatie bijvoegen, en dat helpt veel. Elke opdracht heeft eigen informatie, we voegen die gegevens toe aan de opdracht en iedereen kan het inzien. Dit is geweldig voor ons met bedrijfsmiddelen."

Snellere offertes en vereenvoudigd bedrijfsmiddelenbeheer hebben de processen bij Norberg Electric enorm verbeterd. Bovendien heeft simPRO veel van de uitdagingen weggenomen rond het aanmoedigen van buitendienstmedewerkers om opdrachtgegevens vast te leggen.

"Buitendienstpersoneel kan tijdens het werk al materialen aan simPRO toevoegen, in plaats van dat iemand op kantoor moet proberen gegevens aan de catalogus toe te voegen", aldus Erik. "Nu voegen de jongens de materialen zelf aan de klus toe, en dat is erg handig voor ons."

Erik vindt het ook fijn dat hij nu alles in één programma kan afronden. "Alles wat ik eerst in twee programma's deed, doe ik nu alleen in simPRO. Mijn accountants gebruiken bijvoorbeeld boekhoudsoftware aan hun kant, maar ik kom daar niet aan. Het is geweldig om maar één programma te gebruiken in plaats van tussen meerdere platforms te springen", aldus Erik.