Middlebury Electric

Sinds 1971 levert Middlebury Electric industriële en commerciële elektrische diensten in het noorden van Indiana en het Michiana-gebied. Van hulpdiensten en onderhoud tot projecten van meerdere miljoenen dollars, Middlebury Electric staat bekend om hun toewijding aan hoogwaardig werk en kosteneffectieve oplossingen.

Jason Wogoman, directeur van Middlebury Electric, is gepassioneerd in het laten groeien van het bedrijf en het voor zijn personeel soepel laten verlopen van de operatie. Jason vertelt hoe simPRO de manier waarop hij zijn bedrijf runt heeft veranderd en hoe andere elektrotechnische bedrijven kunnen profiteren van een complete installatiebeheersoftware-oplossing.

De uitdagingen

Ontbreken van een gestroomlijnd proces voor inventarisbeheer en planning

Voordat simPRO in beeld was, was inventarisbeheer een uitdaging voor Middlebury Electric. Ze wisten vaak niet welke materialen ze op voorraad hadden of welke materialen er in de busjes van hun elektriciens zaten.

"We kochten constant producten die we al in de schappen hadden of kochten meerdere artikelen voor verschillende klussen terwijl dat echt niet nodig was", aldus Jason. "Simpel gezegd hadden we geen idee welke materialen we hadden. We wisten dat we controle moesten krijgen over onze voorraad."

Een andere grote uitdaging voor het bedrijf was de planning.

"We hadden ongeveer 200 lopende opdrachten op een gegeven moment", legde Jason uit. "Vóór simPRO waren we veel papierwerk aan het schuiven en de planning werd een absolute nachtmerrie vanwege de drukte."

Het was Jason heel duidelijk dat ze één systeem nodig hadden om hun activiteiten te stroomlijnen, zodat ze het bedrijf konden blijven laten groeien.

Het juiste softwaresysteem vinden

Voordat ze simPRO ontdekten, draaide Middlebury Electric hun activiteiten op een mix van verschillende systemen.

"Van offerte tot factuur gebruikten we vijf of zes programma's, en het was gewoon niet efficiënt. Er was zoveel ruimte voor menselijke fouten en dat betekende dat er constant fouten werden gemaakt”, aldus Jason.

Na een mislukte poging om opdrachtbeheersoftware te implementeren die niet goed bij het bedrijf paste kwam Jason simPRO tegen.

"De functionaliteiten in simPRO komen bijna exact overeen met onze workflow. SimPRO is gemaakt door een elektricien, dus het systeem kwam echt overeen met onze wensen en eisen. SimPRO werkt in feite precies zoals ons bedrijf werkt, dus het was de perfecte match", aldus Jason.

De resultaten

Verhoogd inzicht in het bedrijf

Toen simPRO eenmaal operationeel was bij Middlebury Electric, zag Jason een enorme verbetering in zijn vermogen om de kosten van projecten en de status van openstaande opdrachten te bepalen.

"Met simPRO weet ik binnen enkele seconden wat mijn kosten zijn voor elke afzonderlijke opdracht. Het maakt niet uit of het een kleine opdracht is of één die drie maanden duurt, ik weet precies wat mijn loonkosten zijn, mijn overheadkosten, hoeveel ik op een bepaald moment heb gefactureerd en hoeveel geld ik binnenkrijg", aldus Jason. "Financieel gezien heeft het een enorm verschil gemaakt.

Rapportageprogramma's hebben ook gezorgd voor meer inzicht bij Middlebury Electric.

"Ik kan de personeelsrapportages in simPRO gebruiken om te zien welke van mijn medewerkers winstgevend zijn geweest en welke niet. Ik kan dingen opsplitsen en zien hoeveel tijd ze hebben doorgebracht met reizen of hoeveel pauzes ze nemen", aldus Jason. "Het gaat niet om micromanagen, maar om te zien waar we geld verdienen met elke medewerker en waar hun sterke punten liggen. We moeten geld verdienen om rond te komen, dus het is handig om te zien waar we efficiënt zijn en waar niet."

Een ander gebied waarop rapportage het bedrijf heeft geholpen, is het inventarisbeheer.

"Ik kan in simPRO rapportages maken om te zien welke materialen hoelang in de schappen liggen. Op deze manier kan ik, als er een product is dat we niet gebruiken, bepalen of ik het moet terugsturen naar mijn toeleverancier om een krediet te krijgen of de kosten dragen", aldus Jason.

"De rapportage die waarschijnlijk het meeste voordeel heeft opgeleverd voor ons bedrijf is het rapport Prijsverschillen, dat ons laat zien wanneer toeleveranciers niet de juiste prijs hebben berekend", aldus Jason. "We draaien dat rapport ongeveer één keer per week en we betalen voor simPRO met het geld dat we besparen door fouten van onze toeleveranciers op te sporen." We betalen eigenlijk voor simPRO door simPRO te gebruiken."

Verbeterde processen voor inventarisbeheer

De functies van simPRO voor inventarisbeheer hebben gezorgd voor een enorme verbetering in het traceren van materialen en aankoopbeslissingen bij Middlebury Electric.

"Elk artikel dat in een opdracht wordt gebruikt wordt vastgelegd in simPRO. Ik kan een opdracht openen, de materialen en inkooporders zien die eraan zijn toegewezen en de betalingsbewijzen voor die opdracht bekijken", legt Jason uit. "Ik kan kijken in het gedeelte met notities en ik kan zien of een artikel drie weken te laat is, wat de kosten van de artikelen zijn en of er iets is ontvangen."

Jason heeft ook enkele aanpassingen gedaan aan de materialen die ze in voorraad hebben op basis van de informatie die hij nu in simPRO kan zien.

"We hadden een paar jongens die dachten dat ze een heel magazijn in hun busje nodig hadden. Nu weet ik wat ze hebben en kan ik zeggen: 'je hebt dat artikel al zes jaar niet gebruikt, dus er is geen reden om het in je busje te bewaren of opnieuw te kopen.' Ik kan nu wat van onze inkopen verminderen", aldus Jason.

"Een ander voorbeeld is dat als er iets ontbreekt op een opdrachtlocatie, ik in simPRO kan kijken en zien dat er drie van een artikel in bestelwagen nummer vijf aanwezig zijn, zodat ik het uit de bestelwagen kan halen en naar de opdrachtlocatie kan sturen waar de materialen nodig zijn. In principe weet ik op elk moment waar al mijn materialen zijn."

Ons advies?

Werk als een team om simPRO te implementeren

"Mijn advies voor andere bedrijfseigenaren die naar nieuwe software zoeken voor het runnen van hun bedrijf is om het hogere management te betrekken bij het besluitvormings- en implementatieproces", aldus Jason.

"Als je naar verschillende software-opties kijkt, kom dan tot een tot top twee en laat je team kiezen wat het beste werkt voor het bedrijf of de workflow van je operaties. Je uiteindelijke doel als bedrijf zou moeten zijn om efficiënter te worden, en dat is wat software voor je doet."

Een ander advies dat Jason heeft met betrekking tot de implementatie van simPRO is om geduldig te zijn en een positieve houding aan te nemen ten opzichte van medewerkers die zich niet op hun gemak voelen bij het veranderen van hun processen.

"We hebben onze medewerkers laten zien hoe simPRO hen tijd zou besparen en het werk gemakkelijker zou maken", aldus Jason. "Al snel stonden onze buitendienstmedewerkers te popelen om aan de slag te gaan met simPRO toen ze zagen dat de ellende van het papierwerk zou verdwijnen."

Als je meer wilt weten over hoe Middlebury Electric heeft geprofiteerd van simPRO en wat advies wil horen van Jason voor eigenaren van elektrotechnische bedrijven, bekijk dan de opname van onze Technology Spotlight-webinar met NECA.