white telephone iconSupport white telephone iconContact Us white telephone icon+31 20 241 7755

Casestudie

Digital Communica­tions Systems, Inc.

“Niemand kan zelfs maar in de buurt komen van de technische ondersteuning van simPRO. Het team dat de ondersteuning doet verdient sowieso vijf sterren. Iedereen met wie we te maken hebben gehad bij de ondersteuning van simPRO neemt altijd de tijd om te luisteren en te helpen. Ik weet dat er altijd iemand is die me kan helpen.”

Bob Snyder, directer en bedrijfsmanager

icon headquarters

Hoofdkantoor:

Kalispell, Montana, VS

icon industry

Branche:

Technisch installateur

icon employees

Werknemers:

15

icon website

Website:

dcsmt.com

Digital Communications Systems is een hoog aangeschreven technisch installateur in het noordwesten van Montana. Het bedrijf biedt netwerkbekabeling, hoogwaardige installaties van beveiligingssystemen, commerciële AV-diensten en andere digitale oplossingen. In een wereld die draait op technologie streeft Digital Communications Systems ernaar om de IT-behoeften van zijn klanten te overtreffen.

Bob Snyder, directeur en bedrijfsmanager van Digital Communications Systems, houdt zich bezig met de bedrijfsactiviteiten en zorgt dat het bedrijf de goede richting volgt.

In dit interview deelt Bob zijn zoektocht naar een softwareoplossing die voldoet aan de unieke behoeften van zijn bedrijf, en hoe simPRO het leven voor hem en het hele team gemakkelijker heeft gemaakt.

De uitdaginge

Een softwareoplossing vinden om de dagelijkse operatie te runnen

In 2004 implementeerde Digital Communications Systems een robuust boekhoudpakket in het bedrijf. Deze software hielp het bedrijf te runnen vanuit een boekhoudkundig en operationeel perspectief. Naast boekhoudsoftware gebruikten ze ook spreadsheets om de controle over projecten te houden. Op een gegeven moment was er echter geen ruimte meer.

"Toen ons bedrijf groeide en het bedrijf veranderde, veranderden de wensen. We ontdekten dat het draaien op boekhoudsoftware gewoon niet voldeed aan onze behoeften, en we kregen steeds meer problemen als het ging om het beheren van onze activiteiten en het voorspellen van bedrijfsfinanciën", aldus Bob.

office staff - meeting in progress

Rond 2015 besloten ze op zoek te gaan naar andere alternatieven voor integratie met hun boekhoudsoftware, en ook om te bereiken wat ze nodig hadden om het bedrijf succesvol te runnen. Dit bleek moeilijker te zijn dan verwacht.

"We zijn bij vier verschillende softwarebedrijven geweest op zoek naar een goede match voor ons bedrijf. Veel van hen spraken groots over wat ze konden betekenen, maar het kwam erop neer dat geen van hen aan onze verwachtingen voldeed", aldus Bob.

"In sommige gevallen leek de software geweldig, maar was het implementatieproces moeilijk en was er een gebrek aan ondersteuning. En de grootste frustratie was toen we software kochten omdat we dachten dat het zou werken, maar toen ontdekten dat het eigenlijk niet zou kunnen wat we nodig hadden."

Het uitproberen van nieuwe softwarepakketten was niet gemakkelijk.

"We hebben in sommige opzichten een uniek bedrijf. Sommige softwarepakketten werkten aan de operationele kant, maar integreerden niet met ons boekhoudpakket, dat we toch wilden gebruiken. Sommigen gaven aan dat ze konden werken voor ons bedrijfsmodel, maar ze waren niet echt ontwikkeld voor ons soort bedrijf", aldus Bob.

Na verschillende mislukte pogingen om nieuwe software te implementeren was Bob ontmoedigd geraakt.

"Op dat moment dacht ik dat er niets was dat zou werken voor ons bedrijf. Ik dacht dat we misschien iemand moesten inhuren om software op maat voor ons te schrijven, of dat ik veel tijd zou besteden aan het ontwikkelen van spreadsheets", legde Bob uit.

"Maar toen raadde iemand simPRO aan. Ik deed wat onderzoek en het leek erop dat simPRO voor ons zou kunnen werken. Ik was zo moe omdat we duizenden dollars aan software en jaren aan tijd hadden verspild om andere systemen aan het werk te krijgen. simPRO zou onze laatste poging zijn."

De resultaten

Een softwareoplossing met vijfsterrenondersteuning

Gelukkig voor Digital Communication Systems was deze laatste poging om software te implementeren het meest succesvol.

"SimPRO kwam waarschijnlijk het dichtst in de buurt van een oplossing die zou werken met ons bedrijfsmodel. Een aantal dingen werken nog niet zo goed als we zouden willen, maar we wisten dat niks voor 100 procent perfect zou zijn. En simPRO is verreweg de beste", aldus Bob.

In feite was het vanaf het begin duidelijk dat simPRO en Digital Communication Systems goed bij elkaar pasten.

"Een van de grootste verkoopargumenten voor mij was dat het simPRO-team bereid was om naar ons kantoor te komen en ons te helpen bij het opzetten van het nieuwe systeem. We konden simPRO gefaseerd implementeren, terwijl we tegelijkertijd leerden wat de beste procedures in de software waren voor ons bedrijf", aldus Bob.

"Niemand kan zelfs maar in de buurt komen van de technische ondersteuning van simPRO. Het team dat de ondersteuning doet verdient sowieso vijf sterren. Iedereen met wie we te maken hebben gehad bij de ondersteuning van simPRO neemt altijd de tijd om te luisteren en te helpen. Het simPRO-team is altijd in de buurt gebleven en is altijd beschikbaar. Ik weet dat er altijd iemand is die me kan helpen."

office staff member using desk phone

Betere processen voor projectbeheer en het volgen van opdrachten

Toen de implementatie eenmaal was voltooid, begon Bob grote verbeteringen te zien in de manier waarop zijn personeel projecten beheerde.

"De overgang van een offerte naar een opdracht naar een factuur verloopt veel soepeler nu we simPRO gebruiken", zei hij.

"En we volgen onze wijzigingsverzoeken nu veel beter. We voegen ze gemakkelijk aan een project toe en verliezen zo de artikelen die voor dat specifieke wijzigingsverzoek zijn gekocht of uit de voorraad zijn gehaald niet uit het oog. Alles wordt aan het ticket toegevoegd voor facturatie en raakt niet kwijt. Ik ben ook dol op de voortgangsfacturering in simPRO. Dat is erg nuttig voor ons geweest."

Bob ontdekte ook dat het veel gemakkelijker was om opdrachtgegevens bij te houden nadat simPRO eenmaal in het bedrijf was geïmplementeerd.

"Vóór simPRO konden er gegevens verloren gaan van een offerte naar een opdrachtkaart. We gebruikten eerder papier, en we moesten wachten tot de opdrachtkaart terugkwam op kantoor en dan op een factuur zou worden ingevoerd", legde hij uit.

"Of soms kwamen materialen nooit op het papierwerk terecht en werden zo nooit gefactureerd. Als het dan gewoon over bouten en moeren gaat is het nog niet zo'n ramp. Maar heel regelmatig waren dit ook grote zaken. Tijdens het opstellen van de jaarlijkse inventaris hadden we dan een lijst van materialen op voorraad, waar dan die artikelen ontbraken."

Met simPRO is het voor Bob en zijn team gemakkelijker om ervoor te zorgen dat alles wordt gedocumenteerd.

"Nu kan die informatie van tevoren worden ingevoerd, en is het niet langer de verantwoordelijkheid van de technicus. Alles is gedocumenteerd voor ons en voor de klant, wat van groot belang is geweest voor ons bedrijf", zei hij.

Gedetailleerde offertes maken

Nu ze simPRO gebruiken ziet Bob ook een groot verschil in de specificiteit van de offertes die ze voor klanten maken.

"Met simPRO zijn de offertes die we samenstellen veel verfijnder en gedetailleerder, en het maken kost ongeveer dezelfde hoeveelheid tijd als voordat we simPRO hadden", zei hij.

"Onze vorige offertes waren niet zo gedetailleerd als nu, omdat we in simPRO offertes kunnen opsplitsen in arbeidscategorieën in plaats van dat we voor de klant alles op een hoop gooien."

Toegang tot aanvullende softwaretraining

Voor klanten die hun kennis van simPRO willen opfrissen of andere manieren willen ontdekken om de software te gebruiken biedt simPRO aanvullende trainingssessies naast de initiële implementatietraining. Dit is iets waar Bob naar uitkijkt.

"We gaan werken met een simPRO-expert die heeft gewerkt met bedrijven die vergelijkbaar zijn met de onze. We gaan onze operationele workflows doornemen en laten herzien en de expert zal ons laten zien waar we de software beter kunnen inzetten", zei hij.

"Als je nieuwe software gaat gebruiken, maak je vaak niet optimaal gebruik van de functionaliteiten ervan. We willen daarom een aantal zaken evalueren en bekijken hoe we ze beter kunnen laten werken. simPRO werkt goed voor ons, maar we kunnen zeker wat dingen aanscherpen."

hands typing on laptop keyboard

Een advies?

Op de vraag wat hij zou zeggen tegen een soortgelijk bedrijf dat simPRO overweegt heeft Bob dit advies:

"Er zijn drie factoren in simPRO die ik niet heb gevonden in andere software die we hebben geprobeerd. Een daarvan is toegankelijkheid tot technische ondersteuning waar niemand aan kan tippen. Twee is flexibiliteit binnen de software zelf. simPRO luistert echt naar hun klanten en zal dingen aanpassen als genoeg mensen erom vragen. Drie, het is een softwarebedrijf dat hard werkt om mij, en alle klanten, een oplossing te bieden die boven alles uitstijgt.

"Mijn relatie met simPRO is vanaf dag één geweldig.

"Voor mij is het belangrijk om samen te werken met iemand die bereid is om met mij samen te werken en mijn belangen voor ogen heeft. Ik zie dit echt als een partnerschap. Op dit moment weet ik dat ik het bedrijf niet kan runnen zonder simPRO. Ik kan niet teruggaan en alleen op boekhoudsoftware draaien. Dat werkte gewoon niet.

"Als simPRO kan voldoen aan de behoeften van mijn bedrijf, dan weet ik dat elk soortgelijk bedrijf ook bij simPRO kan passen."

Op zoek naar een complete bedrijfsoplossing zoals Digital Communications Systems?

Ontdek hoe we jouw bedrijf kunnen ondersteunen.

Van onze blog

Top Sober October Ideas for Managing Stress

What do you do when you have “one of those days?” You know the kind I’m talking about. The anxiety-stirring, anger-inducing days that you can only describe with language that would make grandma… More...

IoT Feature Spotlight: 2021 Updates

This 2021 IoT update gives users a comprehensive update of simPRO IoT. The updates allow users to have more options to manipulate IoT sensors, alarms, job creation and even import IoT data to their own software. More...

5 Steps to Successful Job Management Software Selection

Discover the top five ways to successfully implement job management software in your field service business in this video from simPRO Partner, PROTRADE. More...

Inzichten rechtstreeks in je inbox

Boven