Digital Communica­tions Systems, Inc.

Digital Communications Systems is een hoog aangeschreven technisch installateur in het noordwesten van Montana. Het bedrijf biedt netwerkbekabeling, hoogwaardige installaties van beveiligingssystemen, commerciële AV-diensten en andere digitale oplossingen. In een wereld die draait op technologie streeft Digital Communications Systems ernaar om de IT-behoeften van zijn klanten te overtreffen.

Bob Snyder, directeur en bedrijfsmanager van Digital Communications Systems, houdt zich bezig met de bedrijfsactiviteiten en zorgt dat het bedrijf de goede richting volgt.

In dit interview deelt Bob zijn zoektocht naar een softwareoplossing die voldoet aan de unieke behoeften van zijn bedrijf, en hoe simPRO het leven voor hem en het hele team gemakkelijker heeft gemaakt.

De uitdaginge

Rond 2015 besloten ze op zoek te gaan naar andere alternatieven voor integratie met hun boekhoudsoftware, en ook om te bereiken wat ze nodig hadden om het bedrijf succesvol te runnen. Dit bleek moeilijker te zijn dan verwacht.

"We zijn bij vier verschillende softwarebedrijven geweest op zoek naar een goede match voor ons bedrijf. Veel van hen spraken groots over wat ze konden betekenen, maar het kwam erop neer dat geen van hen aan onze verwachtingen voldeed", aldus Bob.

"In sommige gevallen leek de software geweldig, maar was het implementatieproces moeilijk en was er een gebrek aan ondersteuning. En de grootste frustratie was toen we software kochten omdat we dachten dat het zou werken, maar toen ontdekten dat het eigenlijk niet zou kunnen wat we nodig hadden."

Het uitproberen van nieuwe softwarepakketten was niet gemakkelijk.

"We hebben in sommige opzichten een uniek bedrijf. Sommige softwarepakketten werkten aan de operationele kant, maar integreerden niet met ons boekhoudpakket, dat we toch wilden gebruiken. Sommigen gaven aan dat ze konden werken voor ons bedrijfsmodel, maar ze waren niet echt ontwikkeld voor ons soort bedrijf", aldus Bob.

Na verschillende mislukte pogingen om nieuwe software te implementeren was Bob ontmoedigd geraakt.

"Op dat moment dacht ik dat er niets was dat zou werken voor ons bedrijf. Ik dacht dat we misschien iemand moesten inhuren om software op maat voor ons te schrijven, of dat ik veel tijd zou besteden aan het ontwikkelen van spreadsheets", legde Bob uit.

"Maar toen raadde iemand simPRO aan. Ik deed wat onderzoek en het leek erop dat simPRO voor ons zou kunnen werken. Ik was zo moe omdat we duizenden dollars aan software en jaren aan tijd hadden verspild om andere systemen aan het werk te krijgen. simPRO zou onze laatste poging zijn."

De resultaten

Een softwareoplossing met vijfsterrenondersteuning

Gelukkig voor Digital Communication Systems was deze laatste poging om software te implementeren het meest succesvol.

"SimPRO kwam waarschijnlijk het dichtst in de buurt van een oplossing die zou werken met ons bedrijfsmodel. Een aantal dingen werken nog niet zo goed als we zouden willen, maar we wisten dat niks voor 100 procent perfect zou zijn. En simPRO is verreweg de beste", aldus Bob.

In feite was het vanaf het begin duidelijk dat simPRO en Digital Communication Systems goed bij elkaar pasten.

"Een van de grootste verkoopargumenten voor mij was dat het simPRO-team bereid was om naar ons kantoor te komen en ons te helpen bij het opzetten van het nieuwe systeem. We konden simPRO gefaseerd implementeren, terwijl we tegelijkertijd leerden wat de beste procedures in de software waren voor ons bedrijf", aldus Bob.

"Niemand kan zelfs maar in de buurt komen van de technische ondersteuning van simPRO. Het team dat de ondersteuning doet verdient sowieso vijf sterren. Iedereen met wie we te maken hebben gehad bij de ondersteuning van simPRO neemt altijd de tijd om te luisteren en te helpen. Het simPRO-team is altijd in de buurt gebleven en is altijd beschikbaar. Ik weet dat er altijd iemand is die me kan helpen."

"Vóór simPRO konden er gegevens verloren gaan van een offerte naar een opdrachtkaart. We gebruikten eerder papier, en we moesten wachten tot de opdrachtkaart terugkwam op kantoor en dan op een factuur zou worden ingevoerd", legde hij uit.

"Of soms kwamen materialen nooit op het papierwerk terecht en werden zo nooit gefactureerd. Als het dan gewoon over bouten en moeren gaat is het nog niet zo'n ramp. Maar heel regelmatig waren dit ook grote zaken. Tijdens het opstellen van de jaarlijkse inventaris hadden we dan een lijst van materialen op voorraad, waar dan die artikelen ontbraken."

Met simPRO is het voor Bob en zijn team gemakkelijker om ervoor te zorgen dat alles wordt gedocumenteerd.

"Nu kan die informatie van tevoren worden ingevoerd, en is het niet langer de verantwoordelijkheid van de technicus. Alles is gedocumenteerd voor ons en voor de klant, wat van groot belang is geweest voor ons bedrijf", zei hij.

Gedetailleerde offertes maken

Nu ze simPRO gebruiken ziet Bob ook een groot verschil in de specificiteit van de offertes die ze voor klanten maken.

"Met simPRO zijn de offertes die we samenstellen veel verfijnder en gedetailleerder, en het maken kost ongeveer dezelfde hoeveelheid tijd als voordat we simPRO hadden", zei hij.

"Onze vorige offertes waren niet zo gedetailleerd als nu, omdat we in simPRO offertes kunnen opsplitsen in arbeidscategorieën in plaats van dat we voor de klant alles op een hoop gooien."

Een advies?

Op de vraag wat hij zou zeggen tegen een soortgelijk bedrijf dat simPRO overweegt heeft Bob dit advies:

"Er zijn drie factoren in simPRO die ik niet heb gevonden in andere software die we hebben geprobeerd. Een daarvan is toegankelijkheid tot technische ondersteuning waar niemand aan kan tippen. Twee is flexibiliteit binnen de software zelf. simPRO luistert echt naar hun klanten en zal dingen aanpassen als genoeg mensen erom vragen. Drie, het is een softwarebedrijf dat hard werkt om mij, en alle klanten, een oplossing te bieden die boven alles uitstijgt.

"Mijn relatie met simPRO is vanaf dag één geweldig.

"Voor mij is het belangrijk om samen te werken met iemand die bereid is om met mij samen te werken en mijn belangen voor ogen heeft. Ik zie dit echt als een partnerschap. Op dit moment weet ik dat ik het bedrijf niet kan runnen zonder simPRO. Ik kan niet teruggaan en alleen op boekhoudsoftware draaien. Dat werkte gewoon niet.

"Als simPRO kan voldoen aan de behoeften van mijn bedrijf, dan weet ik dat elk soortgelijk bedrijf ook bij simPRO kan passen."