Buchanan & Hall

De uitdagingen

Software die niet op het bedrijf is afgestemd

Het runnen van een installatiebedrijf met behulp van software maakt processen eenvoudiger en efficiënter. Als de gebruikte software echter niet is afgestemd op de workflow van het bedrijf, is efficiëntie mogelijk niet haalbaar.

Dit is het probleem dat Buchanan & Hall hadden voordat ze simPRO ontdekten. Dit succesvolle HVAC- en koelbedrijf maakte gebruik van een Windows-platform, maar ze kwamen vaak problemen tegen met het synchroniseren van informatie, het integreren met hun boekhoudpakket en het koppelen van verschillende delen van hun workflow binnen de software.

"Een groot probleem met de oude software was dat het onze offertes en materieel niet aan de klus koppelde. Er was geen connectie tussen processen, wat niet efficiënt was", aldus operationeel manager Joel Anderson.

Joel ging op zoek naar een softwareoplossing die beter bij hun behoeften paste:

"Toen we naar andere softwareopties gingen kijken, waren onze belangrijkste doelen het verbeteren van de productiviteit en het stroomlijnen van onze offertes."

"We wilden ook gewoon processen sneller en gemakkelijker maken voor mensen op kantoor. We wilden dat het voor kantoorpersoneel gemakkelijk zou zijn om offertes te maken en die offertes logischer laten overgaan in een opdracht. Dat ging niet gemakkelijk in ons vorige systeem.

Ik had een aantal geweldige gesprekken over hoe simPRO onze workflowproblematiek op kantoor kon oplossen en ik was echt onder de indruk van wat er werd aangeboden."

Toen het eenmaal duidelijk was dat simPRO Buchanan & Hall zou helpen bij het oplossen van hun urgente problemen, was de volgende stap het implementeren van de software.

Bij simPRO wordt de implementatie afgestemd op de behoefte van de klant. Onze implementatieconsultants bieden softwaretraining op locatie om ervoor te zorgen dat de software is ingesteld om te werken met de unieke workflows van een bedrijf. Het implementatieproces omvat het in kaart brengen van processen, het organiseren en importeren van bedrijfsgegevens en het trainen van personeel om simPRO goed te gebruiken.

"Als ik helemaal eerlijk ben, heeft het veel langer geduurd dan we hadden verwacht om simPRO te implementeren, maar we waren erg toegewijd om ervoor te zorgen dat simPRO goed werd opgezet in ons bedrijf", aldus Joel.

"Het is een enorme klus om 10.000 stuks inventaris, 4.500 klanten en meerdere werklocaties van het ene systeem naar het andere te verplaatsen. De implementatieconsultants waren echter geweldig en de klantsucces- en ondersteuningsteams van simPRO in het kantoor in Colorado waren buitengewoon behulpzaam. Zonder hen zouden we niet succesvol zijn met simPRO."

De resultaten

Snellere processen voor het maken van offertes

Toen simPRO eenmaal was geïmplementeerd bij Buchanan & Hall, werd het offereren van opdrachten een veel gestroomlijnder proces.

"In ons oude systeem hadden we geen koppeling tussen de offerte en de opdracht. We hadden ook geen achtergrondinformatie om op te halen. Je kon wel een oude offerte uit het systeem halen, maar je had geen idee hoe die opdracht was ontvangen," aldus Joel.

"In simPRO kunnen we eenvoudig opdrachtgegevens uit het verleden zien en snel sjablonen voor offertes maken. Dankzij de offertefunctie kunnen we kernpakketten en starttemplates gebruiken, waardoor dingen veel sneller gaan."

Algemene efficiëntie

Het team van Buchanan & Hall realiseerde zich al snel dat hoe meer ze in simPRO stopten, hoe meer ze eruit konden halen.

"Als we gedisciplineerd zijn in het gebruik van simPRO, is het systeem gedisciplineerd voor ons. Toen we de simPRO-functies eenmaal volledig gingen gebruiken, heeft het ons bedrijf zeer efficiënt gemaakt", aldus Joel.

"Het opvolgen van leads en offertes verloopt nu veel efficiënter, omdat we deadlines hebben ingesteld in simPRO, waardoor het moeilijk is om de leads te vergeten die in het verleden misschien vergeten zouden zijn.

We worden ook efficiënter met ons preventief onderhoud dankzij simPRO. Het systeem helpt ons om de taken bij te houden, zelfs als het druk is."

Een advies?

"Zelfs na het lange implementatieproces zou ik er toch voor kiezen om verder te gaan met simPRO. Er is geen ander platform dat zo uitgebreid alles in ons bedrijf helpt beheren", aldus Joel.

"Voor bedrijven die proberen te besluiten over het al dan niet doorgaan met simPRO, zou ik ook willen zeggen: zorg ervoor dat je goed onderzoek doet en weet wat je doel is. Houd er rekening mee dat als je voor een ander softwarepakket kiest, je waarschijnlijk wel iets moet inleveren. simPRO heeft ons enorm geholpen."