Contact us white telephone icon+31 20 241 7755

De ultieme handleiding voor plannings­software voor installatie­beheer

12 maart 2020

Als je beschikt over teams van buitendienstmedewerkers of aannemers, zijn efficiënte planningsprocessen essentieel. Of een bedrijf zich nu richt op meerfasige projecten, terugkerende onderhoudswerk­zaamheden of service-opdrachten, de planning kan de efficiëntie van een bedrijf maken of breken. Wanneer een bedrijf meerdere aannemers en werknemers heeft die werken op opdrachtlocaties die verspreid zijn over een stad of grotere regio, moeten er normen zijn om ervoor te zorgen dat de juiste mensen en apparatuur op het juiste moment op de juiste plaats aankomen.

Er zijn natuurlijk een aantal manieren waarop je planningsprocessen kunt uitvoeren, maar in de huidige technologische wereld is het gebruik van planningssoftware die speciaal is ontworpen voor installatiebeheer de beste manier.

Waarom hebben installatiebedrijven planningssoftware nodig?

Betere communicatie

A schedule on a tablet

Planningssoftware kan bedrijven op een aantal manieren helpen bij het verbeteren van processen om de efficiëntie te vergroten. Een van de belangrijkste voordelen van een planningsprogramma is dat miscommunicatie tussen buitendienst en kantoorpersoneel wordt verminderd. Door de automatisering van het plannings- en uitzendproces worden opdrachtroosters overzichtelijker en kunnen wijzigingen in realtime worden doorgevoerd. Met de toevoeging van een mobiele app kunnen aanpassingen en wijzigingen aan de planning verschijnen als meldingen voor buitendienstmedewerkers.

Meer declarabele uren

Software vermindert niet alleen de kans op miscommunicatie, het bespaart ook tijd omdat buitendienstmedewerkers en kantoorpersoneel geen telefonisch contact meer met elkaar hoeven op te nemen. Met automatisering maak je handmatige en tijdrovende taken zoals planning en uitzending naar opdrachten nu gestroomlijnd en efficiënt. Het handmatig maken van planningen voor werknemers of aannemers kost uren die kunnen worden besteed aan andere, urgentere taken. Wanneer de processen voor het maken van planningen geautomatiseerd zijn, hebben administratief- en kantoorpersoneel meer tijd om aan andere werkzaamheden te besteden. Bovendien kost het minder tijd om een opdracht te starten als deze sneller wordt gepland.

Voldoe aan de verwachtingen van de klant

Dit leidt tot een ander voordeel van het gebruik van planningssoftware: een hogere klanttevredenheid. Als de roosters van je buitendienstpersoneel allemaal op één plek zijn ondergebracht en gemakkelijk toegankelijk zijn, is het eenvoudig om accurater aankomsttijden aan klanten door te geven. Over het algemeen vinden klanten het niet prettig als er geen duidelijkheid is of als er regelmatig wijzigingen in de planning zijn. Door accuraat de starttijden van opdrachten te communiceren vergroot je de geloofwaardigheid als een betrouwbare dienst voor de klanten van je installatiebedrijf.

Hoe kunnen bedrijven software gebruiken om op de juiste manier te plannen en uit te zenden?

Hoewel planningssoftware kan helpen het plannings- en uitzendingsproces te versimpelen en te stroomlijnen, is strategische planning nodig als je het meeste uit de software wilt halen.

  1. Plan je routes strategisch: maak routes op basis van toegankelijkheid, beschikbaarheid en vooral efficiëntie. Uiteraard moeten routes ook zorgen dat de beste technicus naar een specifieke opdracht gaat. Je kunt ook strategisch zijn door klanten voorrang te geven. Klanten met een spoedverzoek of klanten met een contract moeten voorrang krijgen bij het plannen van opdrachten. Hoewel het belangrijk is om tijdens het plannen rekening te houden met locatie en routes, is het net zo belangrijk om na te denken over de soorten klanten en opdracht en strategisch om te gaan met wie er voorrang moet krijgen.
  2. Wijs een planner aan: stel een medewerker van het kantoor aan die zich uitsluitend kan concentreren op de uitzending, of, afhankelijk van de bedrijfsgrootte of branche, huur een planner in. Met een vaste planner voor je bedrijf kun je planningsfouten helpen verminderen en er verder voor zorgen dat de uitzending efficiënt verloopt. Met een planningsprogramma kan de planner bovendien betere beslissingen over het rooster maken als alle informatie voor een opdracht of project op één platform is ondergebracht.
  3. Leg de problemen in je processen bloot: als je een planningsprogramma correct wil gebruiken, is het noodzakelijk dat je de grondoorzaak kent van alle fouten die zijn gemaakt voordat de nieuwe software wordt geïmplementeerd. Veel van de problemen in plannings- en uitzendingsprocessen kunnen te wijten zijn aan handmatige fouten, maar bekijk zeker de huidige processen om te zien of de problemen ergens anders vandaan komen.

Waar moeten installatiebedrijven naar zoeken in een softwareoplossing voor planning?

Het is belangrijk om de beste planningssoftware voor de behoeften van jouw bedrijf te vinden. Niet elke softwareoplossing op de markt zal werken voor jouw branche of specifieke workflow. Naast het vinden van de juiste functies om je middelen het beste kunnen te plannen en in te zetten wil je ook letten op deze drie belangrijke elementen in je potentiële softwareoplossing:

A magnifying glass searching on a website

  1. Compatibiliteit met andere systemen: als je een planningsprogramma wilt integreren met andere reeds bestaande software, is het belangrijk dat de koppeling soepel en naadloos verloopt. Een alternatief voor het integreren van een afzonderlijk planningsonderdeel in je processen is het gebruik van een allesomvattende softwareoplossing die ook een planningsfunctie heeft, waardoor de plannings- en uitzendingsfuncties op een gestroomlijnde manier kunnen samenwerken.
  2. Geautomatiseerde planningsmeldingen: een van de belangrijkste voordelen van planningssoftware is de mogelijkheid om updates en wijzigingen van de planning te ontvangen als waarschuwingen of meldingen. Als het planningsprogramma meerdere agendaweergaven en functies voor het toewijzen van middelen biedt, maar de manier waarop die planningen worden gedeeld niet kan automatiseren, mis je een belangrijk deel van de efficiëntie in je planningsprocessen.
  3. Urenstaatmogelijkheid: of het nu gaat om een urenstaatintegratie of ingebouwde urenstaatfuncties, met goede planningssoftware zou je de urenstaatfunctionaliteit moeten kunnen combineren met planningsprocessen. Bekijk de geregistreerde tijd en geplande opdrachten in dezelfde database om in de toekomst betere planningsbeslissingen te nemen.

Deze belangrijke componenten bieden een volledig functionerende planningsfunctie. Planning is echter slechts een stukje van de algehele puzzel voor operationeel management voor installatiebedrijven.

Als je volledig inzicht in je bedrijf wilt krijgen, is een uitgebreid programma voor installatiebeheer de oplossing. Van opdracht- en klantrelatiebeheer tot onderhoud van bedrijfsmiddelen en gegevensinvoer, met software voor operationeel management kun je jouw bedrijf efficiënter runnen. Rapportagefunctionaliteiten helpen ook bij het uitvoeren van strategische acties om het bedrijf te verbeteren.

Verbeter je planningsprocessen met simPRO

Met simPRO is het een fluitje van een cent om je buitendienstmedewerkers in te plannen op het juiste moment op de juiste plaats:

  • Krijg snel inzicht in de beschikbaarheid van een werknemer, aannemer of apparatuur om je middelen te beheren
  • Wijs kostenplaatsen toe aan middelen om planningen op te stellen
  • Bekijk de planningen per dag, week, maand, project of werknemer
  • Stel planningstarieven in en definieer de normale tarieven, overuren en speciale tarieven

Bezoek de simPRO-pagina Planning en Uitzending voor meer informatie! Naast de handige functies voor het opstellen van calculaties biedt simPRO oplossingen voor elk element van de workflows in de installatiebranche. Leer meer.

Boven