Contact us white telephone icon+31 20 241 7755

De ultieme handleiding voor projectbeheer voor installatie­bedrijven

6 maart 2020

Je hebt een bod gewonnen om een nieuw installatieproject te starten. Je beschikt over alle middelen die je nodig hebt om het project af te ronden en je bent bekend met de deadlines en de gewenste uitkomst. Het project wordt gegarandeerd een succes. Of toch niet? Zelfs als een installatiebedrijf alles heeft wat nodig is om een project te laten slagen, als er geen processen zijn voor goed projectbeheer, kan de kans dat er iets misgaat drastisch toenemen.

De projectmanager moet volledig inzicht hebben in elk aspect van het komende project, inclusief de oorspronkelijke offerte en tijdlijn en de calculatie voor materialen, ontwerp, uitrusting, arbeid en onderaannemers. Als de projectmanager al deze informatie heeft, kan hij of zij nauwkeurig afstemmen hoe het project moet worden beheerd.

Hoewel projectbeheer niet noodzakelijk een probleemloos project garandeert, vergroot goed projectbeheer de kans aanzienlijk dat je projecten op schema blijven en eindigen met een tevreden klant.

Wat betekent nauwkeurig projectbeheer in de installatiebranche?

A magnifying glass looking at a project management form

Er zijn verschillende factoren die een rol spelen bij het succesvol beheren van een project. Een van de belangrijkste aspecten van projectbeheer is om je projecten binnen de deadline en het budget te houden. Dit vereist een gedetailleerde planning en zorgvuldige opvolging gedurende elke fase van een project.

Je projecten volgen

In de planningsfasen moet je kritieke prestatie-indicatoren (KPI's) en specifieke doelstellingen opstellen die haalbaar zijn en in lijn zijn met je uiteindelijke doel voor het project. Zodra deze KPI's en doelstellingen zijn bereikt, moet je hun voortgang in elke fase van het project opvolgen.

Opvolgen betekent niet willekeurig inchecken of alleen de voortgang bekijken wanneer de klant om een update vraagt. Goed opvolgen betekent het vaststellen van duidelijke taken en mijlpalen, het toewijzen van verantwoordelijke teamleden, controleren hoe elk teamlid presteert en het voltooien van regelmatige check-ins.

Met regelmatige opvolging heb je beter inzicht in of mijlpalen wel of niet worden bereikt, zodat je kunt sturen op de voortgang van de vastgestelde taken. Bovendien kun je met Gantt-grafieken taken en hun voortgang visualiseren, bepalen waar knelpunten optreden en zien waar mogelijk niet is voldaan aan taakafhankelijkheden.

Een goede opvolging houdt ook in dat je gedetailleerde rapporten bijhoudt, zodat je de nodige informatie met de klant kunt delen, en deze informatie kunt raadplegen wanneer je soortgelijke projecten in de toekomst voltooit. Als er in je branche sprake is van belangrijke regelgeving waar je aan moet voldoen, helpt opvolging ook om deze regelgeving na te leven.

Rapporten bieden een duidelijk inzicht in de kosten voor afronding van elke projectfase en waar overschrijdingen plaatsvinden, zodat je het project binnen het budget kunt houden. Cash is king, en dit geldt vooral bij het beheren van grote projecten.

Rapporteer over werk in uitvoering om meer zicht te krijgen op wat er is afgerond en kan worden gefactureerd om ervoor te zorgen dat het juiste bedrag op het juiste moment wordt gefactureerd. Dit zal er ook voor zorgen dat het geld goed blijft stromen tijdens de duur van het project. Dit kan betrekking hebben op projectdeposito's, voortgangsvorderingen, retentievorderingen en de eindvordering wanneer het project is voltooid.

Je workflow begrijpen

Een ander belangrijk element van gecontroleerd projectbeheer is een duidelijk begrip van je workflow. De projectafhankelijkheden moeten duidelijk zijn, de taken die pas kunnen worden gestart als andere taken zijn afgerond. Begrip van de workflow betekent dat je ook weet wie de beste mensen voor het project zijn, zodat je werknemers goed kunt inzetten.

Door productiecontrole op het project uit te voeren kun je per punt zien waar de workflow van het project vertraagt en wat de verhouding is tussen kosten en facturatie. Het hebben van een duidelijk overzicht van de workflow en tijdlijn helpt projectmanagers bij het voortdurend verbeteren van efficiënte projectoplevering.

Hoe meer je de workflow begrijpt, hoe gemakkelijker het is om precies te communiceren wat er wanneer moet gebeuren.

Heldere communicatie

Dit brengt ons bij een andere belangrijke factor in projectbeheer: communicatie. Duidelijke communicatie is essentieel in elke fase van een project. Je zou processen moeten hebben ter bevordering van heldere communicatie met je teamleden en met de klant.

Communicatie moet niet alleen plaatsvinden aan het begin van het project, bij het toewijzen van de rollen en verduidelijken van de doelen. Communicatie tijdens elke fase helpt fouten te voorkomen, voortgang te beheren en wijzigingsopdrachten of andere verschuivingen in het project af te handelen.

Het duidelijk delen van informatie kan bijvoorbeeld helpen bij het verkrijgen van de juiste materialen op het juiste moment om ervoor te zorgen dat het project op tijd en binnen het budget wordt gehouden volgens de stuklijst. Het kan ook helpen bij het uitzoeken welke veldploegen voor het project worden ingepland, zodat deadlines op tijd worden gehaald.

Houd in gedachten dat je ook moet communiceren wanneer het goed gaat om het moreel hoog te houden en je team positief te houden. Heldere communicatie helpt ook als het niet goed gaat, zodat er bijgestuurd kan worden. Bij veranderingen zorgen communicatiemiddelen ervoor dat je nieuwe updates kunt delen, zodat je in staat bent om zaken nauwkeurig vast te leggen, te offreren en te factureren zonder dat de cijfers in het rood komen.

Hoe kan software helpen bij het versoepelen van projectbeheer voor jouw installatiebedrijf?

A laptop uploading information

Een goede softwareoplossing maakt projectbeheer in elke fase eenvoudiger en efficiënter. Er zijn vier belangrijke elementen van projectbeheer die installatiebedrijven mogen verwachten van een oplossing voor bedrijfsbeheer:

  1. Geautomatiseerde taken en meldingen: Met software voor projectbeheer kun je de efficiëntie van je processen verhogen om projecten sneller te laten verlopen door taken binnen het systeem toe te wijzen aan teamleden. Daarnaast kun je automatische meldingen hebben die teamleden op de hoogte brengen als een taak klaar is om op te pakken of als iets te laat is. Het is ook mogelijk om automatiseringsregels in te stellen voor unieke workflows en om je project te beheren op jouw manier. Zo kun je bijvoorbeeld buitendienstmedewerkers automatisch toewijzen aan een opdracht met een project, of klanten een melding geven als iets is afgerond, en meer.
  2. Rapportagemiddelen: Rapportages kunnen helpen met weten je bent in de tijdlijn van het project en met het bijhouden van de opdrachtkosten. Rapportages voor budgettering kun je bijvoorbeeld gebruiken om de werkelijke geldstroom te vergelijken met wat er is gebudgetteerd. En in plaats van onnodig veel tijd te besteden aan het opsporen van informatie voor klanten, kun je automatisch een rapportage uit het systeem halen en dit eenvoudig naar teams of klanten sturen. Rapportages in je softwareplatform zijn ook een nuttige bron voor toekomstige projecten.
  3. Calculatiefuncties: Is jouw project correct gebudgetteerd? Met softwarefuncties voor calculaties kunt je nauwkeurige calculaties maken om het project binnen budget te houden. Calculaties en berekeningen van opdrachtkosten zijn een belangrijk onderdeel van projectbeheer. Met de juiste software is het eenvoudig om een professionele digitale calculatie te maken en deze na acceptatie om te zetten in een opdracht.
  4. Facturatiemogelijkheden: Wanneer je projectbeheerprogramma ook functies voor facturatie biedt, kun je de factuur sneller en met meer duidelijkheid verzenden. Stel bijvoorbeeld geautomatiseerde taken in voor interne goedkeuring voordat een factuur naar de klant wordt gestuurd, vraag een klant om een declaratie voordat de factuur naar je boekhoudpakket wordt doorgestuurd, en beheer klantenretentie beter.

Dit zijn slechts een paar voorbeelden van de functies die helpen bij het succesvol maken van projectbeheer. Andere functies zijn onder meer dashboards voor projectplanning, programma's voor voorraadtracering, geautomatiseerde facturatie en andere oplossingen die de verschillende delen van de workflow van het project elkaar verbinden.

Bij het zoeken naar een oplossing voor projectbeheer is het ook belangrijk om een programma te zoeken dat werkt met jullie unieke workflow. Het feit dat een softwareplatform projectbeheer aankan, wil nog niet zeggen dat het in jullie bedrijf past. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat je goed weet welke behoeften je hebt op het gebied van projectbeheer, zoals je ook moet weten wat je algemene bedrijfsdoelstellingen en behoeften zijn, voordat je software aanschaft.

Als je op zoek bent naar een oplossing voor projectbeheer, maar ook servicewerkzaamheden of onderhoudswerkzaamheden uitvoert, zoek dan naar software die alle aspecten van je werkzaamheden aankan.

Ontdek projectbeheer­oplossingen met simPRO

Two Gears

With simPRO, managing projects is efficient, streamlined, and simple:

  • Koppel projectbeheerfuncties aan andere delen van je workflow
  • Ontvang projectupdates vanaf locatie via de mobiele app: simPRO Mobile
  • Gebruik Gantt-grafieken voor een visuele tijdlijn van de projectstatus
  • Bekijk nuttige rapportages over projectbeheer, zoals rapportages over kosten tot voltooiing, werk in uitvoering en meer
  • Gebruik facturatie- en betalingsfuncties van Square om eenvoudig betalingen voor je projecten te ontvangen

Naast het bieden van functies voor vereenvoudigd projectbeheer biedt simPRO oplossingen op alle gebieden van de workflow in installatiebedrijven. Bezoek de pagina simPRO Projectbeheer voor meer informatie.

Boven