white telephone iconSupport white telephone iconContact Us white telephone icon+31 20 241 7755

De ultieme handleiding voor facturerings­software voor installatie­bedrijven

13 februari 2020

We kennen het allemaal: verloren facturen, vertraagde betalingen en klanten die weigeren te betalen. cashflowproblemen zijn enkele van de grootste problemen waarmee bedrijven worden geconfronteerd. Maar je werkdagen hoeven niet te bestaan uit het najagen van betalingen. Door jouw facturerings- en betalingsprocessen te optimaliseren kun je ervoor zorgen dat je alles uit elke opdracht haalt en elke keer op tijd wordt betaald.

In het bedrijfsleven is het soms makkelijk om te denken dat resultaten uit het verleden ook garanties bieden voor de toekomst. De technologische vooruitgang is echter elk jaar weer beter dan handmatige processen in tijd- en kostenefficiëntie. Als je nog geen software gebruikt om je bedrijfsprocessen te optimaliseren, kun je achterblijven. Maar als je boekhoudsoftware om te factureren en opdrachtbeheersoftware om opdrachten te volgen gebruikt, mis je mogelijk de functionaliteit om het proces te stroomlijnen en de kosten te maximaliseren.

De beste manier om ervoor te zorgen dat je altijd op tijd wordt betaald en om grotere projecten op schema te houden is door ervoor te zorgen dat alle informatie op één plek staat. Dit kan worden bereikt met uitgebreide software voor operationeel management die facturering, opdrachtbeheer en betalingsfunctionaliteiten omvat.

Maar hoe weet je wat de beste operationele en factureringssoftware voor je bedrijf is? En wanneer is het juiste moment om te investeren? In deze blog bespreken we alles wat je moet weten over software voor operationeel management met factureringsfunctionaliteit voor jouw installatiebedrijf.

Signalen voor jou om te investeren in uitgebreide software voor operationeel management met factureringsfunctionaliteit

Cog on blue background with arrows going around in a circle.

Wanneer je druk bent met het runnen van een bedrijf, kunnen processen gemakkelijk verouderd raken en blokkades in de workflow veroorzaken zonder dat je het beseft. Voortdurend werken aan optimalisatie van processen kan ervoor zorgen dat je bedrijf niet onnodig tijd en geld verliest, vooral als het gaat om facturering en betalingsprocessen.

Hier zijn een paar waarschuwingssignalen die aangeven dat je mogelijk je factureringsprocessen moet bijwerken.

1. Je gebruikt je boekhoudsysteem om opdrachten te factureren

Hoewel facturering via je boekhoudsysteem nuttig is, kan het je vermogen om te groeien en je inkomsten te verhogen belemmeren. Facturering vanuit boekhoudsoftware kan ertoe leiden dat je niet alle uren en kosten die met opdrachten gemoeid zijn vastlegt. Dit kan vooral problematisch zijn bij grotere projecten met veel bewegende onderdelen en complexe retentiebetalingen.

2. Je besteedt meer tijd aan het achterhalen van facturen dan aan het runnen van je bedrijf

Zoals met alles in het leven is het gemakkelijk om taken uit te stellen die moeilijk zijn uit te voeren. Dat betekent dat als je factureringssysteem onhandig en moeilijk is, het waarschijnlijk onderaan je takenlijst zal staan en op zijn beurt de cashflow zal beïnvloeden. Dus als je team factureringstaken tot het laatste moment uitstelt, kan dit een teken zijn dat je een gemakkelijkere manier moet vinden om te factureren.

3. Klanten betalen niet op tijd

Het rapport State of Small Business Cash Flow, uitgevoerd door QuickBooks, onthulde dat 44% van de eigenaren van kleine bedrijven te late betalingen als het grootste obstakel ziet bij hun inkomsten. Bijna eenderde schat dat het meer dan 30 dagen duurt om betaald te worden, wat doorwerkt in de rest van het bedrijf.

Als jouw klanten niet op tijd betalen, is het misschien goed om je factureringsprocessen te optimaliseren voordat dit je cashflow onder druk zet.

4. Je gebruikt handmatige sjablonen

Iedereen kent het gezegde: tijd is geld, dat geldt zeker voor bedrijven. Als je nog steeds moeite stopt in het aanmaken van handmatige sjablonen voor elke opdracht, is het misschien tijd om te kijken naar verbetering van de efficiëntie van je processen. Bedenk eens wat je nog meer kunt bereiken in de tijd waarin je voorheen een factuur aan het maken was!

5. Je software is niet toegankelijk op locatie

Stuur je alle opdrachtgegevens terug naar het kantoorpersoneel om een factuur te sturen? Dit soort stappen in het facturatieproces kosten tijd, wat kan leiden tot een vertraagde betaling voor jouw team. Met factureringssoftware die op locatie toegankelijk is kun je factureren en betalingen accepteren terwijl je op locatie bent, waardoor het betalingsproces wordt versneld zodat je op tijd wordt betaald.

6. Het boekhoudsysteem dat je gebruikt om te factureren integreert niet met je opdrachtbeheer- of offertesoftware

Zijn jouw opdrachtbeheer- en offertesysteem geïntegreerd met de software die je gebruikt om te factureren? Als je veel tijd kwijt bent aan het samen laten werken van verschillende software, is het misschien tijd voor een upgrade naar een oplossing voor operationeel management met factureringsfunctionaliteit.

Voordelen van het gebruik van cloud-gebaseerde factureringssoftware voor operationeel management

A cloud and an invoice.

Stel je voor dat je alle opdracht- en betalingsgegevens op één plek zou hebben, toegankelijk voor de teamleden die het nodig hebben. Cloud-gebaseerde software voor operationeel management met factureringsfunctionaliteit stelt je in staat dit te realiseren. Alle opdracht- en klantgegevens, van het eerste klantcontact tot de uiteindelijke facturering, worden geregistreerd en zijn beschikbaar voor je team wanneer dat nodig is. Tijd- en kostenbesparingen zijn nog maar het begin van de voordelen voor cloud-gebaseerde software.

Hier zijn wat meer:

Informatiebackup: als je geen software gebruikt, wat gebeurt er dan als je een factuur of ander document verliest? Die documentatie is verdwenen, zonder een spoor van bewijs voor je administratie.

In vergelijking zijn je gegevens bij cloud-gebaseerde software, ongeacht of je een stuk papier kwijtraakt of oude documenten wilt terugzoeken, veilig en beveiligd en kunnen ze op elk gewenst moment worden geopend.

Locatiemobiliteit: door buitendienstmedewerkers de mogelijkheid te bieden om betalingen te factureren en te accepteren terwijl ze ter plaatse zijn wordt de tijd die wordt besteed aan het heen en weer schakelen tussen locatie en kantoor aanzienlijk geminimaliseerd. Dit elimineert ook het wachten op de klant om de betaling te regelen.

Rapportage, volgen en inzichten: als je software gebruikt, maar je gebruikt twee verschillende systemen om opdrachten en facturen bij te houden, kun je overwegen over te stappen op een systeem dat compleet beheer biedt. Cloud-gebaseerde complete software voor operationeel management biedt jou de functionaliteit om het volgen en rapporteren(/solutions/business-reporting) naar een hoger niveau te tillen, wat helpt bij strategische beslissingen en jouw bedrijf vooruit helpt.

Kijk bijvoorbeeld eens naar de mogelijkheid om een rapportage zoals Kosten tot Voltooiing te draaien om de verschillen te controleren tussen wat je factureert en wat je offerte voor de opdracht was.

Met een compleet systeem voor operationeel management zie je trends terwijl ze zich voordoen, kun je de gegevensinvoer stroomlijnen en automatische en gespreide facturering instellen voor opdrachten en projecten.

Professionaliteit: hoewel het misschien een klein ding lijkt, is een professioneel ontworpen factuur een aanwinst voor je bedrijf. Slecht opgemaakte facturen kunnen niet alleen voor frustratie bij je klant zorgen, maar ze kunnen ook voor verwarring zorgen en tot trage betaling leiden.

Cloud-gebaseerde software met factuursjablonen zorgt ervoor dat je bedrijf altijd een nette, professionele en gemakkelijk leesbare factuur presenteert.

Zo kies je de beste software voor operationeel management en facturering voor jouw installatiebedrijf

Two cogs and a magnifying glass on a blue background.

Niet alle software is even goed. Sommige programma's bevatten misschien niet alle functies waarnaar je op zoek bent, terwijl andere mogelijk te veel bieden. En als software voldoet aan de wensen voor functionaliteit, is deze misschien niet gemaakt met de installatiebranche in gedachten. Voordat je een besluit neemt over wat de beste software is voor jouw bedrijf, moet je de tijd nemen om onderzoek te doen. Lees online recensies, vergelijk en wees niet bang om je collega's en kennissen te vragen naar eerlijke meningen over verschillende producten.

Functies voor compleet operationeel management die belangrijk kunnen zijn voor jouw bedrijf zijn mogelijk:

  • Toegankelijkheid op locatie via een [mobiele app](/features/field-service-mobile-app
  • Functionaliteit om nauwkeurige offertes en facturen op maat te maken op locatie
  • Functionaliteit om toeleverancier(s) te importeren om eenvoudig artikelen aan facturen toe te voegen
  • Integratie met je boekhoudsysteem
  • Mogelijkheid om de status van facturen te volgen
  • Mogelijkheid om opdrachten en inventarisniveaus te volgen
  • Functionaliteit om in- en uitchecktijden op te nemen
  • Mogelijkheid om te rapporteren over operationele workflows
  • Klantenrelatiebeheer

Zo zorg je voor een soepele overgang van je huidige facturatieproces naar nieuwe software

 Laptop with two arrows pointing in opposite directions to represent transitioning to new invoicing software.

  • Bereid je bedrijf en team voor op verandering door relevante bedrijfsinformatie te verzamelen. Als je gebruikmaakt van een handmatig proces, gebruik deze tijd dan om je gegevens te digitaliseren.
  • Kies een dag en tijd met de minste impact voor invoering van het nieuwe systeem, voor zowel je personeel als je klanten.
  • Stel importprocedures in om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt en bewaar een backup.
  • Train je personeel in het nieuwe systeem.
  • Test het nieuwe systeem.

Wil je je processen updaten met uitgebreide software voor operationeel management en facturering? simPRO kan helpen bij het realiseren van compleet operationeel management en het stroomlijnen van je facturatieprocessen. Neem een kijkje op onze pagina Facturatie en Betalingen voor meer informatie, of neem vandaag nog contact op met simPRO.

Boven