white telephone iconSupport white telephone iconContact Us white telephone icon+31 20 241 7755

Zes manieren om je buitendienst succesvol te managen met simPRO

23 oktober 2020

Weet jij altijd waar je buitendienstmedewerkers zich tijdens werktijd bevinden? Merk je dat je op meerdere plekken informatie moet halen om te weten welk werk er precies is afgerond? Hoe lang duurt het om de arbeidsuren te berekenen en de salarisadministratie te verwerken?

Voor installatiebedrijven kan het bijhouden van de tijd en het werk van buitendienstmedewerkers een grote uitdaging zijn. Daarnaast kan het ook een uitdaging zijn om buitendienstmedewerkers bij te laten dragen in het goed bijhouden van hun tijd- en activiteitenregistratie. Er is echter een eenvoudige oplossing.

Installatiebeheersoftware, zoals simPRO, is een gemakkelijke manier om het beheer van serviceopdrachten, projecten en onderhoudswerkzaamheden te stroomlijnen. Een ander belangrijk voordeel is dat het je kan ondersteunen bij het managen en volgen van je buitendienstpersoneel. Installatiebedrijven gebruiken simPRO voor een efficiënte samenwerking met hun buitendienstmedewerkers; ze organiseren hun administratieve processen en communiceren realtime via cloud-gebaseerde desktop- en mobiele functies.

A technician uses simPRO mobile to manage his service jobs in the field.

Hier zijn zes manieren om je buitendienst succesvol te managen met simPRO:

1. Mobiele urenstaten

simPRO Mobile heeft een functie voor urenstaten waarmee buitendienstmedewerkers op locatie gemakkelijk vanaf een mobiel apparaat of tablet in en uit kunnen checken. Buitendienstmedewerkers hoeven niet meer naar kantoor te bellen of een papieren opdrachtkaart in te vullen. In plaats daarvan registreren ze hun tijd in de mobiele app, waardoor jij direct op de hoogte worden gebracht van hun start-, pauze- en eindtijden. Hoe sneller je de gewerkte uren van je buitendienst in beeld hebt, hoe sneller je de salarisadministratie kunt verwerken. Bovendien zul je merken dat de loonlijst nauwkeuriger is als je geen handgeschreven urenstaten hoeft te ontcijferen of handmatig in een systeem hoeft te zetten.

2. Voertuigtracering en geofencing

De add-on van simPRO voor het met GPS volgen van voertuigen, simTRAC, biedt volledig inzicht in de bestelwagens van je buitendienst. In plaats van te raden wie waar en wanneer is, gebruik je simTRAC om snel vast te stellen welke technici welke voertuigen gebruiken en waar ze de hele dag hebben gereden. Met geofencing-functies zie je precies wanneer een technicus een opdrachtlocatie verlaat en waar hij vervolgens heen is gegaan.

3. Mobiel opdrachtbeheer

Een ander belangrijk kenmerk van de app simPRO Mobile is de functie voor serviceopdrachtbeheer. Buitendienstmedewerkers kunnen eenvoudig opdrachtnotities bijwerken en foto's van de opdrachtlocatie bijvoegen, voor een duidelijk beeld van het voltooide werk; gelijk te zien op je desktop. Dit helpt onnodige telefoontjes en tijd te besparen die besteed wordt aan het handmatig invoeren van informatie van een papieren opdrachtkaart. Als het voor je buitendienstmedewerkers makkelijker is om meer informatie te geven over het werk dat ze doen, maak je je eigen werk ook makkelijker. Bovendien kun je een gestroomlijnd proces creëren voor het vastleggen van opdrachtnotities, zodat je altijd, van alle buitendienstmedewerkers, dezelfde informatie ontvangt.

4. Draai arbeidsrapportages

Een belangrijk deel van het efficiënt managen van buitendienstmedewerkers is het toewijzen van de juiste persoon aan de juiste baan. simPRO kan je helpen bepalen waar de sterke punten van elke technicus liggen, zodat je ze op de juiste opdracht kunt zetten. Met arbeidsrapportages maak je inzichtelijk welke buitendienstmedewerkers het meest winstgevend zijn, hoe lang het duurt voordat elke technicus bepaalde opdrachten heeft voltooid en wie de juiste kwalificaties heeft voor een opdracht.

Jason Wogoman, simPRO-klant en directeur van een succesvol elektrotechnisch bedrijf, maakt deze verhelderende opmerking over het toezien op buitendienstmedewerkers: "Je gebruikt [personeelsrapportages] niet om te micromanagen, maar om te zien waar we, met wie, geld verdienen en waar hun sterke punten liggen. We moeten geld verdienen om rond te komen, dus het is handig om te zien waar we efficiënt zijn en waar niet."

5. Cloud-gebaseerd inventarisbeheer

Weet je wat jouw buitendienstmedewerkers in hun busjes hebben? Of nog beter: weten jouw buitendienstmedewerkers wat ze in hun busje hebben? Zonder realtime inventarisbeheer gaan buitendienstmedewerkers onnodig vaak naar de winkel voor materialen die niet nodig zijn. Of, in sommige gevallen, liggen materialen maandenlang in een busje zonder dat iemand er vanaf weet. Door materialen in simPRO te zetten en voorraadtellingen digitaal uit te voeren zorg je ervoor dat je buitendienstmedewerkers altijd over de materialen beschikken die ze nodig hebben om een klus te klaren.

6. Waarschuwingen en meldingen

simPRO stroomlijnt de communicatie van kantoor naar opdrachtlocatie met de mogelijkheid om waarschuwingen voor bepaalde taken te laten maken. Zorg ervoor dat je buitendienstmedewerkers precies weten wat ze wanneer moeten doen met automatische herinneringen voor het bevestigen van opdrachtgegevens, indienen van urenstaten, opvolgen van een lead en het uitvoeren van andere taken die deel uitmaken van hun dagelijkse werk.

simPRO is een geweldig hulpmiddel om effectief te communiceren met buitendienstmedewerkers en ook om buitendienstmedewerkers te laten helpen met administratieve taken. Er is nog zoveel meer dat je kunt doen met installatiebeheersoftware. Bezoek de website van simPRO voor meer informatie over hoe cloud-gebaseerde software jou kan helpen je bedrijf succesvol te runnen.

Boven