De ultieme handleiding voor onderhoud­ssoftware voor bedrijfsmiddelen

Elk onderhoudsbedrijf kent het 'woedende klant'-effect. Dat hartverscheurende moment waarop een waardevolle klant belt om een kapot bedrijfsmiddel te melden, dat ofwel zijn productie stopzet of een storing in zijn operatie veroorzaakt. Opeens wil je klant weten hoe dit is gebeurd en wat je gaat doen om het op te lossen.

Eén telefoontje kan je hele team in chaos storten terwijl ze door bestanden, papierwerk en opdrachtkaarten kijken om de geschiedenis van het bedrijfsmiddel samen te stellen, zich naar de locatie haasten, het probleem diagnosticeren en een oplossing bieden. Plots loopt je zorgvuldig geplande dag volledig uit schema en verliest je bedrijf declarabele uren, verspilt het middelen en moet je de dagen erna besteden aan het inhalen van de tijd.

Maar wat als je het 'woedende klant'-effect kunt voorkomen, of in elk geval de oorzaak van telefoontjes van ontevreden klanten aanzienlijk zou kunnen verminderen?

Het is tijd om af te stappen van incidenteel onderhoud en in plaats daarvan een bedrijfsmiddelenbeheerysteem te omarmen waarmee je naar preventief onderhoud gaat.

In deze ultieme handleiding voor onderhoudssoftware voor bedrijfsmiddelen voor installatiebedrijven onderzoeken we waarom het misschien tijd is om over te stappen op onderhoudssoftware voor bedrijfsmiddelen, waar je op moet letten bij het kiezen van een softwareoplossing en hoe dit jouw team kan helpen je service level agreements (SLA's) na te komen.

Waarom overstappen naar onderhoudssoftware voor bedrijfsmiddelen

Bovenstaand voorbeeld illustreert de uitdagingen waarmee onderhoudsbedrijven worden geconfronteerd die proberen om meerdere bedrijfsmiddelen te beheren die verschillende serviceniveaus vereisen, op meerdere locaties.

Onderhoudssoftware voor bedrijfsmiddelen kan de verschillende aspecten van opdrachtbeheer samenbrengen, zoals het plannen van preventief onderhoud voor klanten, het inplannen van de juiste buitendienstmedewerker voor de opdracht, het toewijzen van inventaris, het bekijken van geschiedenis en testresultaten van de bedrijfsmiddelen, facturering en nog veel meer.

Overweeg het volgende:

• Staat het onderhoud van jouw bedrijfsmiddelen en de testgeschiedenis op papier of in dossiers die op kantoor worden bewaard?
• Is het een uitdaging om de juiste buitendienstmedewerker op de juiste opdracht in te plannen?
• Heeft je team moeite met het halen van de SLA's?
• Gebruik je al software voor bedrijfsmiddelenbeheer die niet voldoende is?

Beantwoord je al deze vragen met ja, dan is het tijd om te kijken naar jouw opties voor een cloud-gebaseerde opdrachtbeheeroplossing voor onderhoudsmanagement.

Waar moet je op letten bij onderhoudsmanagement-software

Het belangrijkste dat onderhoudsmanagement-software kan bieden, is een centrale plek voor alle belangrijke informatie over de bedrijfsmiddelen die je beheert. Maar als jouw buitendienst- en kantoorpersoneel niet in gelijke mate toegang heeft tot gegevens en deze niet kan bijwerken, bevind je je al snel in dezelfde situatie als voordat je tijd en geld besteedde aan het investeren in een oplossing.

Verplaats je bedrijf naar de cloud

Allereerst: zet je bedrijf op cloud-gebaseerde software voor bedrijfsmiddelenbeheer. Dit zal een enorm veel opleveren voor je bedrijf, omdat men zowel op kantoor als in de buitendienst op de hoogte blijft met realtime updates. Het stelt je buitendienstmedewerkers ook in staat om hun mobiele apparaten te gebruiken om gegevens bij te werken en te beheren, waardoor je zowel tijd als geld bespaart.

Toegang op locatie tot bedrijfsmiddelenlijsten en testgeschiedenis

Elk fatsoenlijk bedrijfsmiddelenbeheersysteem moet jouw team in staat stellen de geschiedenis van een bedrijfsmiddel op locatie te controleren.

Of ze nu routine-onderhoud uitvoeren, testen of iets repareren, buitendienstmedewerkers moeten bedrijfsmiddelen gemakkelijk kunnen lokaliseren, de streepjescode kunnen scannen of deze kunnen opzoeken met hun mobiele apparaat en onmiddellijk een volledige onderhoudsgeschiedenis van het specifieke bedrijfsmiddel moeten krijgen.

Met sommige software kun je ook de testgeschiedenis van een bedrijfsmiddel bekijken en foto's naar het bedrijfsmiddelbestand uploaden voor toekomstig gebruik.

Planning en locatieroutering

Software met plannings- en routeringsmogelijkheden zal een enorm verschil maken in de efficiëntie van je team. Beheer dagelijkse onderhoudsschema's en stuur in geval van nood de juiste persoon naar de juiste plaats.

Met deze functionaliteit selecteer je de efficiëntste route, wijs je de juiste persoon en bedrijfsmiddelen toe aan een opdracht en verbeter je de communicatie tussen je teams.

Onderhoudsplanning en streepjescodes

Voldoe aan SLA's met hulpmiddelen die het plannen van preventief onderhoudsmanagement voor bedrijfsmiddelen onder contract rechtstreeks ondersteunen. Je betaalt misschien iets meer voor een dergelijke add-on, maar deze is uitstekend geschikt voor periodiek of preventief onderhoud.

Deze software-add-on laat meestal ook weten wat er moet worden getest en wanneer de testen moeten plaatsvinden, in veel gevallen kan het ook bepalen welk serviceniveau nodig is. Het beste van alles is dat sommige van deze systemen ook meldingen of herinneringen naar kantoorpersoneel sturen wanneer een bedrijfsmiddel aandacht vereist.

Streepjescodes zijn een ander handig hulpmiddel voor in je arsenaal voor beheer van fysieke bedrijfsmiddelen. In combinatie met cloud-gebaseerde software is het een gemakkelijke manier voor buitendienstmedewerkers om in één oogopslag informatie te verzamelen. Scan eenvoudig het bedrijfsmiddel en bekijk de geschiedenis, gebruikte materialen, werk belangrijke details bij en bekijk eerdere testresultaten.

Waarom data de sleutel is tot onderhoudsmanagement van bedrijfsmiddelen

Data is niet alleen een modewoord in de wereld van bedrijfsmiddelenonderhoud. In plaats daarvan is het voor installatiebedrijven een pijler geworden om consistente resultaten aan hun klanten te leveren.

Hoe kan onderhoudssoftware voor bedrijfsmiddelen de operatie en groei van je bedrijf ondersteunen? Omdat het zorgt voor:

• Gegevensintegriteit: het gebruik van maar één systeem, waarmee werknemers in het veld of op kantoor belangrijke gegevens kunnen bijwerken, betekent dat er geen fouten of informatie meer hoeven te worden gecontroleerd. Krijg altijd de meest actuele informatie.
• Verbeterde reacties: verminder ongeplande uitvaltijd van bedrijfsmiddelen, verbeter de efficiëntie, voer taken uit en reageer sneller op klanten. Met één systeem kun je je workflows stroomlijnen en procesverbeteringen aanbrengen, waardoor je kostbare fouten kunt verminderen.
• Beveiliging: een enkelvoudige, volledige plek voor gegevensopslag minimaliseert lekken en het risico van ongeautoriseerde toegang tot bedrijfsinformatie.
• Verlaag kosten: bespaar tijd en geld door minder uren te besteden en houd je gegevens actueel door je team de mogelijkheid te geven om op kantoor en op locatie bewerkingen uit te voeren.

Een woord over de toekomst: IoT

IoT, geprezen als de 'toekomst van bedrijfsmiddelenbeheer', is een belangrijke stap op weg naar onderhoudsmanagement, compliant blijven en je klanten tevreden houden. Dus wat betekent dat?

Simpel gezegd verwijst IoT naar de interactie tussen apparaten die zijn verbonden met internet. Het idee is dat als een bedrijfsmiddel in het veld onderhoud nodig heeft of defect is, er een bericht kan worden verzonden tussen het bedrijfsmiddel en jouw systeem om te laten weten dat er een buitendienstmedewerker nodig is.

Deze verandering betekent een enorme verschuiving in de manier waarop bedrijfsmiddelenbeheer in de toekomst kan worden uitgevoerd. In combinatie met cloud-gebaseerde onderhoudssoftware voor bedrijfsmiddelen kan een kantoormedewerker een waarschuwing krijgen dat bedrijfsmiddelen dreigen te falen. Die kan vervolgens op zijn beurt de dichtstbijzijnde buitendienstmedewerker inplannen en op de hoogte stellen van de opdracht, die persoon kan het bedrijfsmiddelen ter plaatse bezoeken, een volledige reparatie- en testgeschiedenis bekijken en het probleem oplossen, allemaal zonder dat de klant zich ervan bewust is dat er een risico was voor hun operatie.

Zo beëindig je pas het 'woedende klant'-effect!

Wil je je processen updaten met uitgebreide facturatiesoftware? simPRO kan helpen bij het realiseren van compleet operationeel management en het stroomlijnen van je facturatieprocessen. Neem voor meer informatie een kijkje op onze pagina over Bedrijfsmiddelenbeheer, of neem vandaag nog contact op met simPRO.