Negen tips voor opdrachtkostenberekening voor installatiebedrijven

De juiste opdrachtkostenberekening is essentieel om de winst en het verlies van opdrachten en projecten nauwkeurig bij te houden Opdrachtkostenberekening is het proces waarbij de kosten van materieel, arbeid, onderaannemers, apparatuur en overhead die nodig zijn voor het voltooien van een project of dienst worden bijgehouden. Het proces van opdrachtkostenberekening kan er van bedrijf tot bedrijf anders uitzien, afhankelijk van de eisen die de klant stelt en de industrienormen. Het zorgvuldig en nauwkeurig bewaken van de opdrachtkosten is echter belangrijk, ongeacht het soort installatiebedrijf dat je runt.

Een van de meest efficiënte manieren om de kosten goed bij te houden is door het gebruik van slechts één cloud-gebaseerd softwaresysteem. Installatiemanagement-software kan de nauwkeurigheid van opdrachtkostenberekening verbeteren met live updates over de winstgevendheid gedurende de verschillende fasen van de opdracht, zo blijven de financiën op een begrijpelijke manier georganiseerd en is er een koppeling met andere delen van het opdrachtbeheerproces.

Als je één softwaresysteem gebruikt, volgen hier negen handige tips voor opdrachtkostenberekening:

1. Zorg voor een systeem om de kosten te categoriseren.

Hoe houd je de verschillende kosten geordend? Weet iedereen in je team welke kosten declarabel zijn en welke niet? Met een softwaresysteem als simPRO kun je kostenplaatsen creëren om de uitgaven te ordenen en deze vervolgens eenvoudig aan een offerte of opdracht toewijzen. Door de kostenplaatsen een logische naam te geven, zorg je ervoor dat het duidelijk is voor je personeel en zij hetzelfde systeem gebruiken om kosten te categoriseren. Dit helpt ook om de facturering nauwkeurig te houden.

2. Houd wijzigingsverzoeken bij.

Houd je de extra arbeids- of materiaalkosten bij als de klant, buiten de oorspronkelijke opdracht, om extra werk vraagt? Zelfs als de gevraagde toevoegingen klein lijken, kunnen deze wijzigingen opgeteld ervoor zorgen dat je project over het budget gaat. Door elke wijzigingsopdracht vast te leggen en ze onder te brengen in één systeem, is het eenvoudig om de extra declarabele kosten toe te voegen aan de oorspronkelijk geschatte totalen.

3. Voer consistente rapportages uit.

Weet jij altijd hoe de kosten ervoor staan? Gebruik software waarmee je terugkerende rapportages over het onderhanden werk en de kosten voor voltooiing kunt plannen. Op deze manier kun je bij opdrachtkostenberekening eenvoudig zien tot welk punt bedragen zijn gefactureerd, wat de nettomarges voor een opdracht zijn, wat de verwachte totale kosten zijn, en heb je zicht op de resterende prognoses en andere belangrijke kosteninformatie op een bepaald moment.

4. Geef buitendienstmedewerkers de mogelijkheid om arbeidsuren in realtime bij te houden.

Registreert de buitendienst nauwkeurig de tijd die ze op een werklocatie hebben doorgebracht? Met een softwaresysteem dat verbinding maakt met een mobiele app, voor het op locatie vastleggen van informatie, kunnen arbeidsuren in realtime worden bijgewerkt. Zo kun je de geplande tijd vergelijken met de actuele tijd voor nauwkeurige opdrachtkostenberekening. Het is eenvoudiger om de arbeidskosten voor je opdrachten in te zien en te updaten als de gewerkte uren realtime worden bijgehouden in plaats van dat je informatie tussen apps of papieren urenregistraties heen en weer moet schuiven.

5. Stroomlijn en verbeter je calculaties.

Bouw je calculatiebibliotheek uit met nauwkeurige catalogi en prijzen van je toeleveranciers. Maak vervolgens sjablonen voor kernpakketten en materiaalkosten om een basisschema met tarieven te maken (prijsstelling per punt). Met een passende vermenigvuldigingsfactor voor tijd en arbeidsefficiëntie kun je de calculaties verfijnen en systematiseren. Houd vervolgens de oorspronkelijke calculaties, herziene calculaties en actuele kosten van opdrachten bij om je prijzen te verfijnen. Om calculaties verder te stroomlijnen, voeg je de prijzen toe en werk je ze bij uit de offertes van toeleveranciers op basis van specifieke projecten, om zo de marges of prijs van de opdracht te wijzigen.

6. Voorkom dubbele gegevensinvoer.

As you are costing jobs, do you constantly need to transfer information from one program to another? This not only wastes time, but it can also result in data entry errors. Use a single software system to connect your estimates to your job costing and invoicing processes and eliminate double data entry.

7. Houd voortgangsfacturen bij.

Verbeter je cashflow en help projecten binnen budget te houden door op vaste momenten in het project facturen te sturen. Het is echter belangrijk om deze voortgangsfacturen en relevante betalingen nauwlettend te volgen om er zeker van te zijn dat je de kostprijs van het project nauwkeurig berekent.

8. Volg werkorders en kosten van onderaannemers.

Software kan ondersteuning bieden in de organisatie van oorspronkelijke calculaties van onderaannemers, het uitgeven van werkorders en het bijhouden van de facturen ten opzichte van die werkorders. Je kunt zelfs je factuurproces beheren als je onderaannemers hebt die consequent voor je werken.

9. Houd alle kosten bij.

Voor echt nauwkeurige opdrachtkostenberekening is het belangrijk om alle kosten van een project bij te houden. Verhuur, onderhoud en doorbelasting van installaties kunnen allemaal een grote bijdrage leveren aan het eindresultaat van de opdracht. Bovendien moeten ook onvoorziene gebeurtenissen, uitbetalingen en vergoedingen worden opgenomen.

Als er nog geen consistente processen zijn voor opdrachtkostenberekening, kan het even duren voordat je personeel aan boord is. Maar al je inspanningen zullen ruim beloond worden. Het gebruik van slechts één softwaresysteem kan ook een groot verschil maken bij het implementeren van elk van deze tips.

Bezoek de simPRO-website voor meer informatie over softwarefuncties voor opdrachtkostenberekening, calculaties, facturering en andere gebieden van de workflow van installatiebedrijven.